Categories
บทความ(Treatise)

การเตรียมตัวก่อนซื้อ SOFTWARE ERP

การเตรียมตัวก่อนซื้อ SOFTWARE ERP
     จากความจำเป็นทางธุรกิจ ที่จะต้องมีการพัฒนา และปรับปรุงประสิทธิภาพ ในการบริหารงาน อยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ธุรกิจ สามารถที่จะแข่งขัน และอยู่รอดได้ ในตลาดการค้า ซึ่งนับวันจะยิ่งทวีความรุนแรงมากขึ้น จากระบบการค้าโลกที่ไร้ซึ่งพรมแดน ผู้ชนะและผู้ตัดสินใจที่ถูกต้องเท่านั้น ที่จะอยู่รอดได้ การตัดสินใจที่จะนำ IT (Information Technology) หรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ จึงเป็นสิ่งที่องค์กรธุรกิจในปัจจุบัน ไม่อาจที่จะหลีกเลี่ยงได้ เพราะเป็นสิ่งที่ ได้รับการพิสูจน์มาแล้ว อย่างยาวนานโดยไม่ต้องสงสัยว่า การนำ IT มาใช้อย่างเหมาะสม เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญยิ่ง ในการช่วยเพิ่มพัฒนาประสิทธิภาพ และประสิทธิผลขององค์กรในทุกระดับประกอบกับเทคโนโลยีด้านนี้ ก็ไม่ได้เป็นเทคโนโลยีที่สูงส่ง หรือมีราคาแพงจนเกินเอื้อมอีกต่อไป หลายสิบปีที่ผ่านมา IT ได้พัฒนาไปมาก ทั้งประสิทธิภาพที่สูงขึ้น และราคาที่มีแต่จะลดต่ำลง การเลือก IT ที่เหมาะสมกับความต้องการ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ มากกว่าการที่จะตัดสินใจใช้ หรือไม่ใช้ IT เสียอีก เพราะองค์กรของท่าน อาจจะต้องการใช้ IT เพียงแค่คอมพิวเตอร์ PC Standalone เล็กๆ 1 เครื่องพร้อมกับโปรแกรมสำเร็จรูปชุด Office กับเครื่องพิมพ์อีก 1 เครื่องด้วยงบประมาณไม่ถึง 5 หมื่นบาท ก็อาจจะเพียงพอแล้ว ที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพงานได้ 2-10 เท่า หรือจะลงทุนระบบ ERP (Enterprise Resources Planning) เต็มรูปแบบบวกกับระบบ SCM (Supply Chain Management) บวกกับระบบ CRM (Customer Relationship Management) หรือระบบต่างๆ อีกมากมาย ที่ผู้ผลิตซอฟท์แวร์ จะสรรหามาให้คุณเลือกลงทุน ได้ด้วยงบลงทุน ตั้งแต่ไม่กี่แสนบาท จนถึงระดับหลายร้อยล้านบาทดังนั้นการตัดสินใจเลือก IT ที่ผิดพลาดโดยเฉพาะซอฟท์แวร์ นอกจากจะไม่ช่วย ให้องค์กรได้ประโยชน์อะไรแล้ว ยังอาจนำมาซึ่งความเสียหาย อย่างใหญ่หลวง ซึ่งความเสียหาย ไม่ใช่แค่ผู้รับผิดชอบ อาจต้องตกงานเท่านั้น แต่ธุรกิจของท่านที่สู้ฟันฝ่า และสะสมเงินทองมานับสิบๆปี อาจหมดไปในพริบตาเดียว ด้วยการลงทุน ในระบบซอฟท์แวร์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือใช้ไม่ได้จริง จะดันทุรังใช้ต่อ ก็รังแต่จะสร้างความเสียหาย ยิ่งขึ้นไปอีก จะขายต่อก็ไม่อาจขายได้เพราะซอฟท์แวร์เป็นสิทธิ์ในการใช้ ที่ผู้ขายมอบสิทธิ์ ให้เป็นเฉพาะรายไป คงเหลือไว้แต่ CD-ROM ไม่กี่แผ่น เอาไว้ให้คุณดูต่างหน้า ที่หาราคาค่างวดไม่ได้ ซึ่งทุกท่าน ที่กำลังมองหาซอฟท์แวร์มาใช้ คงไม่ต้องการที่จะประสบ กับเหตุการณ์ในลักษณะเช่นนั้น แต่การที่จะเลือกซอฟท์แวร์ให้เหมาะสมหรือถูกต้องได้นั้น ก็จำเป็นที่ผู้เลือก จะต้องมีความรู้ หรือมีการเตรียมการมาก่อนในระดับหนึ่ง เพราะซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ IT นั้น มีความเป็นนามธรรม หรือเป็นเป็นสิ่งที่จับต้องได้ยาก และมีความแตกต่าง ในรายระเอียดค่อนข้างมาก หรือบางทีอาจจะเป็นความต่าง ในความเหมือนที่ยากที่จะรู้ได้ หากไม่ได้สัมผัสลองใช้กันจริงๆ ตัวอย่างเช่น ในการทำงานของโปรแกรม 2 ตัว ทำงานในลักษณะเดียวกัน ทำได้เหมือนกันแต่ต่างวิธีกัน หากเปรียบเทียบการทำงาน ของโปรแกรมดั่งการเดินทางจากกรุงเทพฯ ไปเชียงใหม่ วิธีการแรกขึ้นเครื่องบินตรงไปได้เลย แต่อีกวิธีต้องนั่งรถไฟ ลงไปนครศรีธรรมราชก่อน แล้วค่อยต่อรถยนต์ไปขึ้นเครื่องบินที่ภูเก็ต เพื่อไปเชียงใหม่ จะเห็นได้ว่าไปถึงเชียงใหม่เหมือนกัน แต่ต้นทุนและเวลาที่ใช้ไม่เท่ากัน เป็นต้น
     ลักษณะของซอฟท์แวร์ ก็มักจะเป็นเช่นนี้เหมือนกัน ดังนั้นการหาข้อมูล ก่อนการตัดสินใจซื้อ จึงทำแบบสุกเอาเผากินไม่ได้ อย่าเชื่อเพียงเพราะบทความ ที่เขาเขียนลงวารสารที่ดูดี หรือจากคำโฆษณาใน Brochure หรือคำพูดของเจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย ที่ตอบเพียงแค่ ได้ครับ ได้ค่ะ แต่ไม่เคยลงในรายละเอียดว่า ได้จริงหรือเปล่า ได้อย่างไร มีข้อจำกัดอะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร เพราะข่าวสารข้อมูล ที่ผู้ขายซอฟท์แวร์นำมาเสนอนั้น ล้วนละเลย และมองข้ามจุดบกพร่อง หรือจุดด้อยของซอฟท์แวร์นั้นไปทั้งสิ้น สิ่งที่นำเสนอ จึงกล่าวแต่ข้อดี ข้อมีประโยชน์ อันน่ารื่นรมย์เท่านั้น

     วัตถุประสงค์ของบทความนี้ ก็เพื่อจะเป็นแนวทางอย่างคร่าวๆ สำหรับผู้ที่กำลังมองหา ซอฟท์แวร์ระบบบัญชี หรือระบบ ERP หรือระบบ Accounting & Distribution มาใช้ในองค์กร ซึ่งแม้อาจไม่สามารถรับประกันได้ว่า เมื่อปฏิบัติตามแนวทางนี้แล้ว จะประสบความสำเร็จ 100% แต่เชื่อได้ว่า จะช่วยให้ท่าน เลือกซอฟท์แวร์ได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และสามารถนำไปใช้งานได้จริง มากกว่าการที่ไม่ได้เตรียมการอะไรเลยในอดีตหลายองค์กรมักเริ่มต้นการใช้ IT ด้วยการพัฒนาระบบ Accounting & Distribution ขึ้นมาด้วยตนเอง ซึ่งอาจจะพัฒนา
ด้วยบุคคลากรภายใน(In-house Development) หรือจ้าง Software House มาพัฒนาให้ ตามความต้องการเฉพาะ แต่ละองค์กรนั้น ซึ่งการใช้วิธีพัฒนาเอง หรือจ้างพัฒนานี้ ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ที่แตกต่างกัน

ข้อดีของการพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
1. ได้ระบบตรงตามความต้องการ 100% เพราะผู้พัฒนา ย่อมต้องทำโปรแกรม ตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยไม่มีเงื่อนไข
2. สามารถควบคุมปัจจัยต่างๆ ในการพัฒนาได้มากกว่า เช่น การเร่งเวลา การเพิ่มบุคคลากร การแก้ไขรายละเอียด (Specification) ของซอฟท์แวร์ และการรักษาความลับทางธุรกิจ เป็นต้น

ข้อเสียของการพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
1. ต้นทุนในการพัฒนาจะสูง และควบคุมงบประมาณได้ยาก เพราะองค์กรต้องจ่ายเงินเดือนประจำให้โปรแกรมเมอร์ และต้องซื้อเครื่องไม้เครื่องมือ เพื่อการพัฒนาด้วยตนเอง แต่เพียงผู้เดียว ไม่อาจเฉลี่ยค่าใช้จ่าย ให้กับผู้อื่นได้ และมีความเสี่ยง หากทำเองแล้วไม่สำเร็จ
2. ค่าใช้จ่าย ในการบำรุงรักษาซอฟท์แวร์ จะสูงแปรผันตามการลงทุน ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ เพราะจะต้อง ว่าจ้างโปรแกรมเมอร์ ที่เขียนงานไว้เพื่อดูแลระบบต่อไป อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งโดยปกติแล้ว กำลังงานที่ใช้ในการดูแล (Maintain) จะต้องน้อยกว่าขั้นตอนการพัฒนาเสมอ
3. องค์กรอาจถูกพนักงานโปรแกรมเมอร์ กลั่นแกล้งหรือต่อรอง กับองค์กร เพื่อประโยชน์ตนเอง ซึ่งองค์กร มักตกเป็นเบี้ยล่าง เพราะซอฟท์แวร์ ที่โปรแกรมเมอร์เขียนไว้ ไม่สามารถหาบุคคลอื่นมาดูแล หรือสานงานต่อได้ เมื่อโปรแกรมเมอร์ลาออก ก็ต้องทิ้งซอฟท์แวร์ตามไปด้วย หรือทนใช้ไป ท่ามกลางความเสี่ยง เหมือนยืนอยู่บนเส้นด้าย
4. องค์กรไม่อาจมุ่งทรัพยากรทั้งหมด เพื่อสร้างความเชี่ยวชาญเฉพาะ อุตสาหกรรม ที่ดำเนินการอยู่ได้อย่างแท้จริง เพราะต้องคอยมาบริหาร การพัฒนาซอฟท์แวร์ ควบคู่ไปด้วย ทั้งๆที่ไม่ใช่ความเชี่ยวชาญหลัก ขององค์กร
5. องค์กรมักตามไม่ทัน กับเทคโนโลยีด้าน IT ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เพราะบุคลากรภายใน ไม่ได้ถูกผลักดันจากภาวะการแข่งขัน ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ กับองค์กรอื่น
6. บุคลากรหรือโปรแกรมเมอร์ ภายในองค์กร มักมีประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญน้อยกว่า โปรแกรมเมอร์ จากบริษัท Software House หรือจากบริษัทผลิตซอฟท์แวร์สำเร็จรูป เพราะบริษัทเหล่านั้น มีการถ่ายทอด แลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน ระหว่าง Senior Programmers และ Junior Programmers ได้อย่างทั่วถึง และมีการพัฒนาซอฟท์แวร์ ตลอดเวลา เป็นระยะเวลานาน ทำให้มีความเชี่ยวชาญ เป็นมืออาชีพมากกว่า
7. เมื่อความต้องการขององค์กรเปลี่ยนไป ในอนาคตตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซอฟท์แวร์ที่พัฒนาไว้เดิม อาจไม่รองรับการเปลี่ยนแปลง หรือไม่มีความยืดหยุ่นพอ เพราะผู้ออกแบบซอฟท์แวร์ ไม่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากความไม่มีประสบการณ์ ความมักง่าย หรือ ความไม่รู้ หากโชคดีก็อาจจะพอแก้ไขกันได้ แต่หากโชคร้าย ก็ต้องพัฒนากันใหม่ เสียทั้งเงินทั้งเวลาอีกครั้ง

บทสรุปของการพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
     รูปแบบการพัฒนาซอฟท์แวร์เองนี้ มักเป็นทางเลือกที่มีลักษณะเฉพาะอยู่มาก เช่น มักเป็นระบบ ที่เกี่ยวเนื่องกับความลับ หรือ Know How ขององค์กรที่ไม่ต้องการเปิดเผย ให้ผู้อื่นทราบ หรือต้องการความรวดเร็วเร่งด่วน ในการพัฒนา จากความต้องการ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่นระบบ Billing ของธุรกิจให้บริการ โทรศัพท์เคลื่อนที่ในประเทศไทย ที่มีโปรโมชั่นใหม่ทุกๆเดือน หรือระบบการขายแบบ MLM (Multi Level Marketing) ที่มีความซับซ้อน ในการขายและการคิด Commission เป็นต้น

ข้อดีของการจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์
1. ได้ระบบตามข้อตกลงการว่าจ้าง ซึ่งขึ้นอยู่กับรายละเอียด และความชัดเจนของสัญญา
2. ต้นทุนในการพัฒนา และดูแลรักษาจะต่ำ กว่าการพัฒนาเอง เพราะเมื่อพัฒนาซอฟท์แวร์เสร็จแล้ว องค์กรไม่ต้องรับภาระเงินเดือน โปรแกรมเมอร์ต่อ และไม่ต้องลงทุน เครื่องมือในการพัฒนาระบบเอง
3. สามารถควบคุมงบประมาณ การพัฒนาได้ หากมีความรอบคอบ ในการกำหนดขอบเขต และความรับผิดชอบของคู่สัญญา
4. ลดความเสี่ยง จากการผูกมัดซอฟท์แวร์ กับตัวบุคคล คือบุคลากรขององค์กรเอง ทั้งความเสี่ยงจากการลาออก หรือไม่สามารถทำงานต่อไปได้
5. องค์กรสามารถ มุ่งพัฒนาความเชี่ยวชาญด้านอื่น มากขึ้นโดยไม่ต้องกังวล กับงานการพัฒนาซอฟท์แวร์ ที่ตนเองไม่มีความเชี่ยวชาญ
6. ผู้รับจ้างเป็นผู้รับผิดชอบ ในความสำเร็จของงาน ในนามนิติบุคคล ซึ่งเป็นความผูกพันด้วยกฏหมายแพ่ง และพาณิชย์ จึงทำให้ลดความเสี่ยง ในการลงทุน กรณีทำไม่สำเร็จตามแผนงาน ที่กำหนดไว้

ข้อเสียจากการจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์
1. ซอฟท์แวร์ที่ได้ จะขาดความยืดหยุ่น และขาดการเตรียมการ สำหรับ การเปลี่ยนแปลงซอฟท์แวร์ในอนาคต เพราะผู้รับจ้าง จะผลิตซอฟท์แวร์ด้วยวิธีการ ที่เร็วที่สุด ถูกที่สุด เพื่อประหยัดต้นทุน ในการพัฒนาและให้มีกำไร และจะพัฒนาตามรายละเอียด ข้อสัญญา ที่มีการระบุไว้ เท่านั้น
2. ซอฟท์แวร์ที่ได้ จะเป็นซอฟท์แวร์ที่ไม่ได้รับ การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง หากต้องการจะเพิ่มความสามารถใหม่ๆ ก็ต้องมีการว่างจ้างเพิ่มเติมเป็นคราวๆ ไป
3. ต้นทุนการจ้างพัฒนา จะสูงกว่าซอฟท์แวร์มาตรฐาน เพราะเป็นการทำให้เฉพาะราย ซึ่งไม่เกิดการเฉลี่ยของต้นทุนไปสู่รายอื่นๆได้
4. ต้องผูกติดอยู่กับองค์กรที่รับจ้างเขียน ไม่สามารถจ้างผู้อื่น ดูแลรักษาระบบ แทนได้

บทสรุปของการจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์
     การจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์ โดยองค์กรภายนอก จะได้รับความนิยมหรือเหมาะสม ก็ต่อเมื่อองค์กร ไม่มีทางเลือก ที่จะใช้ซอฟท์แวร์มาตรฐาน และเป็นระบบ ที่ไม่ต้องการการเปลี่ยนแปลง ที่บ่อยมาก เป็นระบบที่เฉพาะเจาะจง ไม่สามารถทำซ้ำ เพื่อใช้ในองค์กรอื่นได้ เพราะหากซอฟท์แวร์ ที่จ้างพัฒนาไปนั้น สามารถนำไปทำซ้ำ เพื่อขายให้กับองค์กรอื่นได้ ท้ายที่สุดแล้ว ซอฟท์แวร์นั้น จะกลายเป็นซอฟท์แวร์มาตรฐาน ในที่สุดอยู่ดี

ข้อดีของซอฟท์แวร์มาตรฐาน
1. สามารถเลือกระดับการลงทุนได้ ตั้งแต่ไม่กี่พันบาท ไปจนถึงหลายล้านบาท ตามความสามารถของซอฟท์แวร์ และความต้องการขององค์กร ทำให้องค์กร มีทางเลือกที่หลากหลาย และเลือกลงทุนได้อย่างเหมาะสม
2. หากเป็นซอฟท์แวร์ ที่ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จะมีการเพิ่มเติมความสามารถใหม่ๆ ตามการเปลี่ยนแปลง ของภาวะทางธุรกิจอยู่เสมอ
3. มีผู้ใช้งานหลากหลาย หากเป็นซอฟท์แวร์ที่อยู่ในตลาดมานาน มีลูกค้าเป็นจำนวนมาก ก็จะลดความเสี่ยง กับการเจอ Bugของโปรแกรมขณะใช้งาน
4. สามารถชม และทดสอบความสามารถ ของซอฟท์แวร์ ก่อนการตัดสินใจซื้อ ทำให้เห็นภาพการทำงาน ของซอฟท์แวร์ ที่ชัดเจนว่า เวลาใช้งานจริง ต้องทำอย่างไร ติดปัญหาอะไร
5. มีทางเลือกที่หลากหลาย สามารถเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด หรือเหมาะที่สุด สำหรับองค์กร สามารถสอบถาม Reference จากผู้ใช้องค์กรอื่น เพื่อลดความเสี่ยงในการลงทุน
6. มีการบริการบำรุงรักษา หรือบริการอื่นๆ จากผู้ขายหรือผู้ผลิตซอฟท์แวร์ ซึ่งอาจมีหรือไม่มี ค่าใช้จ่ายให้พิจารณาเรียกใช้ได้
7. มักติดตามเทคโนโลยีด้าน IT และนำมาใช้ผนวก กับซอฟท์แวร์มาตรฐาน เพราะถูกผลักดัน จากผู้ผลิต และผู้พัฒนา รายอื่นๆ

ข้อเสียของซอฟท์แวร์มาตรฐาน
1. ผู้ใช้ต้องปรับการทำงานให้เป็นไปตาม Flow หรือความสามารถของซอฟท์แวร์ ซึ่งรูปแบบการทำงานบางอย่าง ขององค์กร อาจต้องเปลี่ยนแปลงไป และอาจมีผลกระทบ กับการทำงาน ตามโครงสร้างองค์กรเดิม ซึ่งอาจเกิดการต่อต้าน จากพนักงาน ที่ยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิมๆ
2. ความสามารถบางอย่าง ของซอฟท์แวร์ อาจไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร ซอฟท์แวร์มาตรฐานบางตัว โดยเฉพาะจากตัวแทนขาย ที่ไม่ได้สิทธิในการแก้ไข โปรแกรมหรือไม่มี Source Code และซอฟท์แวร์ราคาถูก มักไม่รับแก้ไขซอฟท์แวร์ให้ ซึ่งอาจทำให้การใช้ซอฟท์แวร์ มีความยุ่งยาก หรืออาจใช้ไม่ได้ อย่างสมบูรณ์
3. การขอแก้ไขซอฟท์แวร์มาตรฐาน ที่มากเกินไป มักได้รับการปฏิเสธจากผู้ขาย หรือหากรับที่จะแก้ไข ก็จะเสี่ยงกับการเจอ Bug ของทำให้ซอฟท์แวร์ไม่มีเสถียรภาพ และประสบความยุ่งยากในการ Upgrade ซอฟท์แวร์ ใน Version ถัดๆไปหากการแก้ไขนั้น กระทบกับโครงสร้างหลัก ของซอฟท์แวร์มาตรฐาน
4. ก่อนการใช้งาน หากพิจารณาไม่รอบคอบพอ เมื่อซื้อมาแล้วพบว่า ความสามารถของซอฟท์แวร์ ไม่ตรงกับที่เข้าใจในตอนแรก หรือบางประเด็น อาจลืมพิจารณาลงไปในรายละเอียด เมื่อมาพบข้อจำกัดในภายหลัง มักจะประสบกับความยุ่งยาก กับผู้ขายจนเกิดเป็นประเด็นข้อพิพาท โดยเฉพาะหากชำระเงินไปหมดแล้วไม่สามารถคืนได้
5. ซอฟท์แวร์มาตรฐานบางตัว ที่เพิ่งทำเสร็จใหม่ๆ แต่รีบออกมาจำหน่าย ซึ่งไม่ได้รับการทดสอบมาเป็นอย่างดี เมื่อเวลานำไปใช้งานจริง กลับพบว่าผู้ใช้ ต้องกลายเป็น ผู้ทำการทดสอบโปรแกรมแทน หรือเป็น Bug Tester ให้ นอกจากจะทำให้เสียเวลา เสียเงิน และเสียกำลังคน ไปโดยเปล่าประโยชน์แล้ว ยังทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจ ไปอย่างน่าเสียดาย หากก่อนการซื้อ ไม่ได้ทดสอบซอฟท์แวร์มาตรฐานนั้น ดีพอ
6. กรณีซื้อซอฟท์แวร์มาตรฐานที่มีราคาแพง ที่ต้องมีการ Implement ซอฟท์แวร์ด้วยค่าใช้จ่ายที่สูง และคิดค่าบริการเป็นรายวัน มักมีการแยกสัญญา ระหว่างค่าซอฟท์แวร์มาตรฐานและค่า Implement และต้องจ่ายค่าซอฟท์แวร์ไปก่อน เมื่อตอนติดตั้ง ความเสี่ยง จึงตกกับผู้ซื้อ หาก Implement ไม่สำเร็จก็ไม่อาจเรียกร้องอะไรได้ ผู้ขายอาจเสนอให้ซื้อบริการ Implement เพิ่มเติมไปเรื่อยๆ แต่มักไม่ได้รับประกัน ว่าจะใช้ได้หรือไม่ หรือใช้ได้เมื่อไหร่ หากโครงการล้มเหลว ก็จะเกิดความเสียหาย กับผู้ซื้อในปริมาณการลงทุนที่สูงมาก

บทสรุปการใช้ซอฟท์แวร์มาตรฐาน
     ในการใช้ระบบ ERP หรือ ระบบ Accounting & Distribution ในยุคสมัยปัจจุบัน ไม่ควรเลือกวิธีการพัฒนาเอง หรือจ้างพัฒนา เพราะระบบ ERP เป็นระบบที่มีการพัฒนา มานานนับสิบปี และค่อนข้างมีความเป็นมาตรฐาน ที่ลงตัวแล้ว เป็นส่วนมาก อีกทั้งมีซอฟท์แวร์มาตรฐาน และผู้จัดจำหน่ายให้เลือกพิจารณาเป็นจำนวนมาก ในท้องตลาดทั้งในประเทศ และต่างประเทศ ตั้งแต่ขนาดเล็กใช้งานบน PC Stand alone ธรรมดาๆไปจนถึงระบบบน Mini/Mainframe ขนาดใหญ่ องค์กร ควรเลือกใช้ระบบ ที่มีความสามารถ ที่เหมาะสม กับความต้องการ ด้วยงบประมาณการลงทุนที่คุ้มค่า ซึ่งวิธีการคัดเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมจะมีแนวทางอย่างไร ให้ประสบความสำเร็จจะได้กล่าวต่อไป
     หากความต้องการขององค์กร ไม่มีซอฟท์แวร์มาตรฐานตัวใดรองรับได้ ควรใช้วิธีพบกันครึ่งทาง คือพิจารณาดูว่า องค์กรสามารถปรับไปใช้ วิธีการของซอฟท์แวร์ได้หรือไม่ โดยเปรียบเทียบทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะวิธีการของซอฟท์แวร์มาตรฐาน มักพบว่าเป็นวิธีการที่ได้รับการยอมรับแล้ว โดยองค์กรส่วนใหญ่ หากพบว่าไม่สามารถใช้ได้ จึงควรใช้วิธีแก้ไข (Modify) ซอฟท์แวร์มาตรฐาน เป็นทางเลือกสุดท้าย

Categories
บทความ(Treatise)

เปิดเกมรุกธุรกิจด้วยระบบ Forma/Formula ERP

  ซอฟท์แวร์ ERP คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
   ไม่มีคำว่าสายเกินไปสำหรับการพัฒนา ปรับปรุงขบวนการ เพื่อเปลี่ยนสถานภาพจากเชิงรับไปเป็นเชิงรุกหรือถ้าเป็นเชิงรุกอยู่ก็ให้รุกมากขึ้น ไม่เพียงแค่ได้ตรงตามความต้องการ (Expectation) แต่ต้องให้เหนือกว่าความต้องการ (Beyond Expectation) …………….ทำไมเราจะไม่เริ่มเสียตั้งแต่วันนี้ ?

    หากคุณต้องการเพิ่มกำไร ขยายตลาด มัดใจลูกค้า ใช้ทรัพยากรคุ้มค่า และแซงขาดคู่แข่ง “ผู้บริหารสมัยใหม่ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าระบบสารสนเทศนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรมากมายเพียงไร” วันนี้เราจึงมาดูกันว่า  ระบบสารสนเทศที่เป็นซอฟท์แวร์ ERP (Enterprise Resources Planning)ทำไมถึงเข้ามามีบทบาทต่อการบริหาร และการทำธุรกิจสมัยใหม่ (Modern Management and NewEconomy) และ ซอฟท์แวร์ ERP ที่ดีควรเป็นอย่างไร ?

    ซอฟท์แวร์ ERP เป็นระบบสารสนเทศที่เข้าไปอำนวยความสะดวกในการทำงานทุกกระบวนการ (business process) และในทุกหน่วยงานขององค์การ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลของทุกกระบวนการและทุกหน่วยงานนั้นเข้าสู่ฐานข้อมูลส่วนกลางที่เป็นฐานข้อมูลเดียวกัน (Single Database) ทั้งนี้เพื่อทำมีข้อมูลที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ลดเวลาการทำงาน ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดและความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นเนื่องการสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในกันเอง หรือกับหน่วยงานภายนอกซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดในทุก ๆ กระบวนการของธุรกิจให้ได้ประโยชน์อย่างสูงสุด แต่ ERP ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือในการจัดการในระดับการปฏิบัติงาน Business transaction เท่านั้นแต่ยังสามารถช่วยผู้บริหารสำหรับการตัดสินใจระดับ Tactical Level ด้วย

    ยกตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์งบการเงิน (Financial Analysis) ผู้บริหารสามารถได้ข้อมูลทันทีและถูกต้องเมื่อต้องการ ทำให้การตัดสินใจอยู่บนพื้นฐานของความถูกต้อง (Management by fact) เป็นต้น

    ในแต่ละวันนั้นชั่วโมงการทำงานของพนักงานมีจำกัดเพียงคนละ 7-8 ชั่วโมง หากเรากำลังต้องการขยายธุรกิจ ขยายตลาด  ขยายโอกาสเพื่อรองรับจำนวนลูกค้าที่มีปริมาณมากขึ้น โดยยังคงรักษาระดับของต้นทุนการบริหารมิให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก องค์การของเราจะต้องเตรียมวิธีการรองรับการจัดทำเอกสาร (Operational Transaction) ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าทั้งภายในและภายนอกเหล่านั้นวันละเป็นร้อย ๆหรือ พัน ๆ ใบ ต่อวัน ท่านคิดว่าจะต้องใช้พนักงานจำนวนมากเพียงไร หรือต้องเพิ่มเวลา OT (Over Time) มากเท่าไร หากยังคงต้องทำงานด้วยวิธีแบบเดิม ๆ คือ การทำงานด้วยระบบ Manual ในกระบวนการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ เช่น ขบวนการออกบิลให้ลูกค้า ขบวนการ วางแผนผลิต ขบวนการจัดซื้อ ขบวนการจัดการกับลูกหนี้และเจ้าหนี้ การวางบิล ขบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง ขบวนการทางด้านบัญชีและการเงิน บัญชีเงินฝากและธนาคาร ที่กล่าวมานี้เป็นเพียงแค่เรื่องของภาระงานปกติเท่านั้นยังไม่รวมถึงเวลาที่ต้องใช้ในการทำให้ข้อมูลถูกต้อง ยิ่งไปกว่านั้นเราได้ใช้ทรัพยากรที่ถือได้ว่ามีคุณค่า(Most valuable resources) สำหรับบริษัทด้เหมาะสมหรือไม่

    ตัวช่วยที่สำคัญเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับรองรับโอกาสเหล่านี้ ก็คือการนำเทคโนโลยีซอฟท์แวร์ระบบ ERP มาใช้เพื่อลดความซ้ำซ้อน ซับซ้อน และลดเวลาการทำงานเดิมและหาโอกาสเพิ่มมูลค่างานของพนักงานเหล่านั้น เช่น การวิเคราะห์ ผลการดำเนินงานในส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น ผลของการติดตาม ลูกหนี้ที่เกิดขึ้น การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า รวมถึง การหาโอกาสเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การจัดทำรายงานนำเสนอกับผู้บริหารเพื่อประกอบการตัดสินใจ ที่ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว โดยเฉพาะเพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ทันสมัยและรวดเร็ว ในการวิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็ง โอกาสอุปสรรค  ของบริษัทเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

    วันนี้อาจมีผู้บริหารหลายท่านกำลังมองหาวิธีการหรือเครื่องมือเพื่อช่วยให้ต้นทุนในองค์กรของคุณต่ำลงในระยะยาว นั่นคือ คุณอาจกำลังมองหาซอฟท์แวร์ระบบ ERP เข้ามา ช่วยในการทำงานขององค์การอยู่ แต่มีอยู่ประเด็นหนึ่งที่ผู้บริหารไม่ควรหลงเข้าใจผิดไปกับคำโฆษณาของผู้ผลิตซอฟท์แวร์ERPทั้งหลาย เพราะบางซอฟท์แวร์นั้นเป็นเพียงแค่ซอฟท์แวร์เพื่อการออกบิลหรือการบัญชีเพียงเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องพิจารณาให้ดีก่อนการตัดสินใจเลือกซื้อระบบ Forma ERP มีความสามารถเหนือกว่าหรือทัดเทียมซอฟท์แวร์ต่างประเทศ เพื่อเป็นอีกทางเลือกหนึ่งของผู้ประกอบการในประเทศไทย ด้วยการลงทุนไม่สูงมากนัก สามารถควบคุมงบประมาณการลงทุนได้ มีคุณสมบัติเหมาะสำหรับความต้องการภายในประเทศอย่างแท้จริง

    นอกจากนั้น ระบบ Forma ERP ยังสามารถ Implement ง่าย ใช้งานง่ายช่วยลดปัญหาการขาดแคลนบุคลากรด้าน IT รวมทั้งการรับ Customize และ Modify เพิ่มเติม โดยทีมงานของผู้ผลิตเองอย่างรวดเร็วและถูกใจ จึงได้รับความไว้วางใจจากหลายองค์กรทั้งองค์กรรัฐบาล รัฐวิสาหกิจ มหาวิทยาลัยและองค์กรเอกชน

    ระบบ Forma ERP ได้รับการออกแบบตามหลัก Software Engineering โดยผู้เชี่ยวชาญที่ศึกษามาโดยตรงและออกแบบฐานข้อมูลตามหลัก E-R Model ( James Martin) และ Relational Model (CJ.DATE) ซอฟท์แวร์ จึงมีโครงสร้างที่ทันสมัย ยืดหยุ่นดูแลบำรุงรักษาง่าย  นอกจากนี้ สำหรับลูกค้าที่มีการซื้อบริการบำรุงรักษาซอฟท์แวร์ (Maintenance Agreement) ก็จะมีการบริการที่เน้นเฉพาะเจาะจงนอกเหนือจากบริการพื้นฐาน ซึ่งเป็นบริการพิเศษที่เหมาะสำหรับลูกค้าที่ต้องการ การบริการดูแลเพิ่มเป็นพิเศษ  เพื่อมุ่งหวังที่จะเป็นผู้นำการซอฟท์แวร์ ด้านธุรกิจของไทยที่มีคุณภาพและทดแทนซอฟท์แวร์ต่างประเทศที่มีราคาแพงแต่กลับใช้งานยุ่งยาก หรือไม่สามารถใช้งานได้ อีกทั้งยังได้นำเทคโนโลยีด้าน Internet มาผนวกกับ ซอฟท์แวร์ ระบบ Forma ERP เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเติบโตคู่ไปกับโลกธุรกิจในยุคโลกาภิวัฒน์ได้อย่างแท้จริง