Categories
บทความ(Treatise)

แนวคิด ERP ของ ASIA


     ถึงเวลาที่ผู้ ผลิต ERP ทั่วโลกจะต้องปรับแนวคิดในการมอง Asia แล้วหรือยัง?
     จากอดีตที่ผ่านมาชาติตะวันตกเป็นผู้ ทรงอิทธิพลต่อโลกทั้งด้านเศรษฐกิจ การเมือง และสังคม ทั้งมิติของการดำเนินชีวิต และการดำเนินธุรกิจ แต่การเจริญเติบโตทาง เศรษฐกิจในอัตราที่สูงมากของประเทศกำลังพัฒนาประกอบกับการล้มของสถาบัน การเงินระดับโลกของชาติตะวันตก ทำให้ขั้วอำนาจที่มีอิทธิพลต่อโลกได้เปลี่ยนไป ขณะที่ประเทศกำลังพัฒนารวมทั้งจีนด้วยมีอัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจสูง มาก แต่ชาติตะวันตกกลับถดถอย รวมทั้งศักยภาพของจีนมีอย่างมหาศาล ผู้ผลิต ERP ทั่ว โลก ต่างมองที่มีตลาดขนาดมหาศาลนี้ อย่างไม่ละสายตา แล้วก็พบว่า การ design ERP ในตามวัฒนธรรมที่เข้มงวดของชาติตะวันตก ไม่สามารถตอบสนองรูปแบบการดำเนิน ธุรกรรมที่ ยืดหยุ่นสูงของกิจการของ Asia ซึ่งมีรากฐานมาจากวัฒนธรรมจีน ขณะที่ ERP หรือ accounting software ของฟาก Asia นั้น เป็นไปตามรูปแบบนั้นตั้งแต่เริ่ม design แต่ปรากฏว่า ERP จากฟากตะวันตก กลับไม่สามารถรองรับธุรกรรมง่ายๆที่ เกิดขึ้นประจำในวงการค้าของ Asia และพบว่าความพยายาม
กำหนดแนวทางการ implement และการ apply ระบบ ไม่สามารถตอบโจทย์ได ้ แต่กลับจะสร้างผลกระทบเป็นลูกโซ่ตามมามากมาย จนเป็นที่มาของความล้มเหลวอย่างไม่น่าเชื่อของการติดตั้งระบบ ERP จากตะวันตกในประเทศไทย

     กลยุทธ์ใดที่ จะนำมาใช้รองรับขั้วอำนาจทางเศรษฐกิจที่เปลี่ยนไป?
     ในยุคนี้ ความแตกต่างทางด้านเทคโนโลยีการพัฒนา ERP ของโลกมีน้อยลงทุกที ประเทศกำลังพัฒนาสามารถพัฒนาด้วยเทคโนโลยีเดียวกันกับชาติตะวันตก นำมาซึ่งปรากฏการณ์การ outsource ครั้งใหญ่มาที่ประเทศอินเดีย ดังนั้น ERP ตะวันตกจะอาศัยเพียงแค่ความแตกต่างทางด้านเทคนิค ที่ เรียกว่า technology approach ไม่ได้แล้วต้องมุ่งมาสู่ socio-technological approach ซึ่งเน้นความสมดุลระหว่างเทคโนโลยี และ ความเหมาะสมในการใช้งาน รวมทั้งสอดคล้องกับพฤติกรรมผู้บริโภคที่ เป็นชาวเอเชีย มากขึ้นขณะเดียวกัน ผู้ผลิต ERP ระดับโลกต่างยอมรับถึงศักยภาพ และโอกาสขนาดมหาศาลของ Asia โดยเฉพาะประเทศจีน การบุกตลาดจีนให้ได้ประสิทธิภาพ คงไม่สามารถ อาศัยเพียงแค่การปรับ implement ได ้ หากแต่จะต้องลงทุนปรับแก้ตั้งแต่ product คือตัวโปรแกรมเองให้ตรงกับความต้องการของตลาดอย่างแท้จริง บริษัทยักษ์ใหญ่ทางด้าน ERP หลายราย จึงได ้ ประกาศแผนการสร้าง ERP ยุคใหม่ ด้วย งบประมาณมหาศาล ด้วยเวลาเป้าหมายมากกว่า 7 ปี หลายบริษัทได ้ สร้างฐานการผลิต ในจีนให้หลายหัวเมืองในซูอานอันเป็นเมืองมหาวิทยาลัยของจีนจึงมีบริษัทยักษ์หลาย รายไปตั้งอยู่

     โอกาสหรือภัยคุกคามของ ERP สัญชาติไทย
     อาจกล่าวได้ว่าที่ผ่านมานั้น ERP หรือ accounting software สัญชาติไทยที่มี design บนพื้นฐานที่ แตกต่างจากตะวันตก ถูกมองว่า “ไม่เป็นมาตรฐานโลก” โดยผู้ ซื้อและ ผู้ขาย ERP ค่ายตะวันตก อาจมองข้ามมุมมองทางด้าน people ware ซึ่งเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการ operate ระบบคอมพิวเตอร์ให้ประสบความสำเร็จ

     ดังนั้นความพลิกผันของขั้วอำนาจทางเศรษฐกิจโลก ย่อมเป็นผลดี และสร้างโอกาส อย่างมากต่อ ERP สไตล์เอเชีย ก่อนที่ ERP จากตะวันตกจะลอกเลียนรูปแบบให้ เหมือนกันและสอดรับกับวัฒนธรรมแบบเอเชีย หากไม่มีอะไรพลิกผันคาดว่าอีก5-7 ปี ข้างหน้า เราจะได้เห็น ERP ยักษ์ใหญ่ ออกแบบ มาแล้วได้อารมณ์แบบเดียวกับ ERP สัญชาติไทย และหาก ERP ไทยไม่หยุดเป็นเป้านิ่ง ก็เชื่อได้ว่า เวลาที่ยาวนานกว่าครึ่งทศวรรษ ย่อมมากพอที่ ERP สัญชาติไทย จะเร่งเครื่อง เพื่อก้าวเข้าสู่บทบาทของการเป็น “ผู้กำหนดมาตรฐาน ERP” แทนผู้ ผลิตจาก ฟากตะวันตก

Categories
บทความ(Treatise)

การเตรียมตัวก่อนซื้อ SOFTWARE ERP

การเตรียมตัวก่อนซื้อ SOFTWARE ERP
     จากความจำเป็นทางธุรกิจ ที่จะต้องมีการพัฒนา และปรับปรุงประสิทธิภาพ ในการบริหารงาน อยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ธุรกิจ สามารถที่จะแข่งขัน และอยู่รอดได้ ในตลาดการค้า ซึ่งนับวันจะยิ่งทวีความรุนแรงมากขึ้น จากระบบการค้าโลกที่ไร้ซึ่งพรมแดน ผู้ชนะและผู้ตัดสินใจที่ถูกต้องเท่านั้น ที่จะอยู่รอดได้ การตัดสินใจที่จะนำ IT (Information Technology) หรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ จึงเป็นสิ่งที่องค์กรธุรกิจในปัจจุบัน ไม่อาจที่จะหลีกเลี่ยงได้ เพราะเป็นสิ่งที่ ได้รับการพิสูจน์มาแล้ว อย่างยาวนานโดยไม่ต้องสงสัยว่า การนำ IT มาใช้อย่างเหมาะสม เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญยิ่ง ในการช่วยเพิ่มพัฒนาประสิทธิภาพ และประสิทธิผลขององค์กรในทุกระดับประกอบกับเทคโนโลยีด้านนี้ ก็ไม่ได้เป็นเทคโนโลยีที่สูงส่ง หรือมีราคาแพงจนเกินเอื้อมอีกต่อไป หลายสิบปีที่ผ่านมา IT ได้พัฒนาไปมาก ทั้งประสิทธิภาพที่สูงขึ้น และราคาที่มีแต่จะลดต่ำลง การเลือก IT ที่เหมาะสมกับความต้องการ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ มากกว่าการที่จะตัดสินใจใช้ หรือไม่ใช้ IT เสียอีก เพราะองค์กรของท่าน อาจจะต้องการใช้ IT เพียงแค่คอมพิวเตอร์ PC Standalone เล็กๆ 1 เครื่องพร้อมกับโปรแกรมสำเร็จรูปชุด Office กับเครื่องพิมพ์อีก 1 เครื่องด้วยงบประมาณไม่ถึง 5 หมื่นบาท ก็อาจจะเพียงพอแล้ว ที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพงานได้ 2-10 เท่า หรือจะลงทุนระบบ ERP (Enterprise Resources Planning) เต็มรูปแบบบวกกับระบบ SCM (Supply Chain Management) บวกกับระบบ CRM (Customer Relationship Management) หรือระบบต่างๆ อีกมากมาย ที่ผู้ผลิตซอฟท์แวร์ จะสรรหามาให้คุณเลือกลงทุน ได้ด้วยงบลงทุน ตั้งแต่ไม่กี่แสนบาท จนถึงระดับหลายร้อยล้านบาทดังนั้นการตัดสินใจเลือก IT ที่ผิดพลาดโดยเฉพาะซอฟท์แวร์ นอกจากจะไม่ช่วย ให้องค์กรได้ประโยชน์อะไรแล้ว ยังอาจนำมาซึ่งความเสียหาย อย่างใหญ่หลวง ซึ่งความเสียหาย ไม่ใช่แค่ผู้รับผิดชอบ อาจต้องตกงานเท่านั้น แต่ธุรกิจของท่านที่สู้ฟันฝ่า และสะสมเงินทองมานับสิบๆปี อาจหมดไปในพริบตาเดียว ด้วยการลงทุน ในระบบซอฟท์แวร์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือใช้ไม่ได้จริง จะดันทุรังใช้ต่อ ก็รังแต่จะสร้างความเสียหาย ยิ่งขึ้นไปอีก จะขายต่อก็ไม่อาจขายได้เพราะซอฟท์แวร์เป็นสิทธิ์ในการใช้ ที่ผู้ขายมอบสิทธิ์ ให้เป็นเฉพาะรายไป คงเหลือไว้แต่ CD-ROM ไม่กี่แผ่น เอาไว้ให้คุณดูต่างหน้า ที่หาราคาค่างวดไม่ได้ ซึ่งทุกท่าน ที่กำลังมองหาซอฟท์แวร์มาใช้ คงไม่ต้องการที่จะประสบ กับเหตุการณ์ในลักษณะเช่นนั้น แต่การที่จะเลือกซอฟท์แวร์ให้เหมาะสมหรือถูกต้องได้นั้น ก็จำเป็นที่ผู้เลือก จะต้องมีความรู้ หรือมีการเตรียมการมาก่อนในระดับหนึ่ง เพราะซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ IT นั้น มีความเป็นนามธรรม หรือเป็นเป็นสิ่งที่จับต้องได้ยาก และมีความแตกต่าง ในรายระเอียดค่อนข้างมาก หรือบางทีอาจจะเป็นความต่าง ในความเหมือนที่ยากที่จะรู้ได้ หากไม่ได้สัมผัสลองใช้กันจริงๆ ตัวอย่างเช่น ในการทำงานของโปรแกรม 2 ตัว ทำงานในลักษณะเดียวกัน ทำได้เหมือนกันแต่ต่างวิธีกัน หากเปรียบเทียบการทำงาน ของโปรแกรมดั่งการเดินทางจากกรุงเทพฯ ไปเชียงใหม่ วิธีการแรกขึ้นเครื่องบินตรงไปได้เลย แต่อีกวิธีต้องนั่งรถไฟ ลงไปนครศรีธรรมราชก่อน แล้วค่อยต่อรถยนต์ไปขึ้นเครื่องบินที่ภูเก็ต เพื่อไปเชียงใหม่ จะเห็นได้ว่าไปถึงเชียงใหม่เหมือนกัน แต่ต้นทุนและเวลาที่ใช้ไม่เท่ากัน เป็นต้น
     ลักษณะของซอฟท์แวร์ ก็มักจะเป็นเช่นนี้เหมือนกัน ดังนั้นการหาข้อมูล ก่อนการตัดสินใจซื้อ จึงทำแบบสุกเอาเผากินไม่ได้ อย่าเชื่อเพียงเพราะบทความ ที่เขาเขียนลงวารสารที่ดูดี หรือจากคำโฆษณาใน Brochure หรือคำพูดของเจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย ที่ตอบเพียงแค่ ได้ครับ ได้ค่ะ แต่ไม่เคยลงในรายละเอียดว่า ได้จริงหรือเปล่า ได้อย่างไร มีข้อจำกัดอะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร เพราะข่าวสารข้อมูล ที่ผู้ขายซอฟท์แวร์นำมาเสนอนั้น ล้วนละเลย และมองข้ามจุดบกพร่อง หรือจุดด้อยของซอฟท์แวร์นั้นไปทั้งสิ้น สิ่งที่นำเสนอ จึงกล่าวแต่ข้อดี ข้อมีประโยชน์ อันน่ารื่นรมย์เท่านั้น

     วัตถุประสงค์ของบทความนี้ ก็เพื่อจะเป็นแนวทางอย่างคร่าวๆ สำหรับผู้ที่กำลังมองหา ซอฟท์แวร์ระบบบัญชี หรือระบบ ERP หรือระบบ Accounting & Distribution มาใช้ในองค์กร ซึ่งแม้อาจไม่สามารถรับประกันได้ว่า เมื่อปฏิบัติตามแนวทางนี้แล้ว จะประสบความสำเร็จ 100% แต่เชื่อได้ว่า จะช่วยให้ท่าน เลือกซอฟท์แวร์ได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และสามารถนำไปใช้งานได้จริง มากกว่าการที่ไม่ได้เตรียมการอะไรเลยในอดีตหลายองค์กรมักเริ่มต้นการใช้ IT ด้วยการพัฒนาระบบ Accounting & Distribution ขึ้นมาด้วยตนเอง ซึ่งอาจจะพัฒนา
ด้วยบุคคลากรภายใน(In-house Development) หรือจ้าง Software House มาพัฒนาให้ ตามความต้องการเฉพาะ แต่ละองค์กรนั้น ซึ่งการใช้วิธีพัฒนาเอง หรือจ้างพัฒนานี้ ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ที่แตกต่างกัน

ข้อดีของการพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
1. ได้ระบบตรงตามความต้องการ 100% เพราะผู้พัฒนา ย่อมต้องทำโปรแกรม ตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยไม่มีเงื่อนไข
2. สามารถควบคุมปัจจัยต่างๆ ในการพัฒนาได้มากกว่า เช่น การเร่งเวลา การเพิ่มบุคคลากร การแก้ไขรายละเอียด (Specification) ของซอฟท์แวร์ และการรักษาความลับทางธุรกิจ เป็นต้น

ข้อเสียของการพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
1. ต้นทุนในการพัฒนาจะสูง และควบคุมงบประมาณได้ยาก เพราะองค์กรต้องจ่ายเงินเดือนประจำให้โปรแกรมเมอร์ และต้องซื้อเครื่องไม้เครื่องมือ เพื่อการพัฒนาด้วยตนเอง แต่เพียงผู้เดียว ไม่อาจเฉลี่ยค่าใช้จ่าย ให้กับผู้อื่นได้ และมีความเสี่ยง หากทำเองแล้วไม่สำเร็จ
2. ค่าใช้จ่าย ในการบำรุงรักษาซอฟท์แวร์ จะสูงแปรผันตามการลงทุน ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ เพราะจะต้อง ว่าจ้างโปรแกรมเมอร์ ที่เขียนงานไว้เพื่อดูแลระบบต่อไป อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งโดยปกติแล้ว กำลังงานที่ใช้ในการดูแล (Maintain) จะต้องน้อยกว่าขั้นตอนการพัฒนาเสมอ
3. องค์กรอาจถูกพนักงานโปรแกรมเมอร์ กลั่นแกล้งหรือต่อรอง กับองค์กร เพื่อประโยชน์ตนเอง ซึ่งองค์กร มักตกเป็นเบี้ยล่าง เพราะซอฟท์แวร์ ที่โปรแกรมเมอร์เขียนไว้ ไม่สามารถหาบุคคลอื่นมาดูแล หรือสานงานต่อได้ เมื่อโปรแกรมเมอร์ลาออก ก็ต้องทิ้งซอฟท์แวร์ตามไปด้วย หรือทนใช้ไป ท่ามกลางความเสี่ยง เหมือนยืนอยู่บนเส้นด้าย
4. องค์กรไม่อาจมุ่งทรัพยากรทั้งหมด เพื่อสร้างความเชี่ยวชาญเฉพาะ อุตสาหกรรม ที่ดำเนินการอยู่ได้อย่างแท้จริง เพราะต้องคอยมาบริหาร การพัฒนาซอฟท์แวร์ ควบคู่ไปด้วย ทั้งๆที่ไม่ใช่ความเชี่ยวชาญหลัก ขององค์กร
5. องค์กรมักตามไม่ทัน กับเทคโนโลยีด้าน IT ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เพราะบุคลากรภายใน ไม่ได้ถูกผลักดันจากภาวะการแข่งขัน ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ กับองค์กรอื่น
6. บุคลากรหรือโปรแกรมเมอร์ ภายในองค์กร มักมีประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญน้อยกว่า โปรแกรมเมอร์ จากบริษัท Software House หรือจากบริษัทผลิตซอฟท์แวร์สำเร็จรูป เพราะบริษัทเหล่านั้น มีการถ่ายทอด แลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน ระหว่าง Senior Programmers และ Junior Programmers ได้อย่างทั่วถึง และมีการพัฒนาซอฟท์แวร์ ตลอดเวลา เป็นระยะเวลานาน ทำให้มีความเชี่ยวชาญ เป็นมืออาชีพมากกว่า
7. เมื่อความต้องการขององค์กรเปลี่ยนไป ในอนาคตตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซอฟท์แวร์ที่พัฒนาไว้เดิม อาจไม่รองรับการเปลี่ยนแปลง หรือไม่มีความยืดหยุ่นพอ เพราะผู้ออกแบบซอฟท์แวร์ ไม่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากความไม่มีประสบการณ์ ความมักง่าย หรือ ความไม่รู้ หากโชคดีก็อาจจะพอแก้ไขกันได้ แต่หากโชคร้าย ก็ต้องพัฒนากันใหม่ เสียทั้งเงินทั้งเวลาอีกครั้ง

บทสรุปของการพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
     รูปแบบการพัฒนาซอฟท์แวร์เองนี้ มักเป็นทางเลือกที่มีลักษณะเฉพาะอยู่มาก เช่น มักเป็นระบบ ที่เกี่ยวเนื่องกับความลับ หรือ Know How ขององค์กรที่ไม่ต้องการเปิดเผย ให้ผู้อื่นทราบ หรือต้องการความรวดเร็วเร่งด่วน ในการพัฒนา จากความต้องการ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่นระบบ Billing ของธุรกิจให้บริการ โทรศัพท์เคลื่อนที่ในประเทศไทย ที่มีโปรโมชั่นใหม่ทุกๆเดือน หรือระบบการขายแบบ MLM (Multi Level Marketing) ที่มีความซับซ้อน ในการขายและการคิด Commission เป็นต้น

ข้อดีของการจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์
1. ได้ระบบตามข้อตกลงการว่าจ้าง ซึ่งขึ้นอยู่กับรายละเอียด และความชัดเจนของสัญญา
2. ต้นทุนในการพัฒนา และดูแลรักษาจะต่ำ กว่าการพัฒนาเอง เพราะเมื่อพัฒนาซอฟท์แวร์เสร็จแล้ว องค์กรไม่ต้องรับภาระเงินเดือน โปรแกรมเมอร์ต่อ และไม่ต้องลงทุน เครื่องมือในการพัฒนาระบบเอง
3. สามารถควบคุมงบประมาณ การพัฒนาได้ หากมีความรอบคอบ ในการกำหนดขอบเขต และความรับผิดชอบของคู่สัญญา
4. ลดความเสี่ยง จากการผูกมัดซอฟท์แวร์ กับตัวบุคคล คือบุคลากรขององค์กรเอง ทั้งความเสี่ยงจากการลาออก หรือไม่สามารถทำงานต่อไปได้
5. องค์กรสามารถ มุ่งพัฒนาความเชี่ยวชาญด้านอื่น มากขึ้นโดยไม่ต้องกังวล กับงานการพัฒนาซอฟท์แวร์ ที่ตนเองไม่มีความเชี่ยวชาญ
6. ผู้รับจ้างเป็นผู้รับผิดชอบ ในความสำเร็จของงาน ในนามนิติบุคคล ซึ่งเป็นความผูกพันด้วยกฏหมายแพ่ง และพาณิชย์ จึงทำให้ลดความเสี่ยง ในการลงทุน กรณีทำไม่สำเร็จตามแผนงาน ที่กำหนดไว้

ข้อเสียจากการจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์
1. ซอฟท์แวร์ที่ได้ จะขาดความยืดหยุ่น และขาดการเตรียมการ สำหรับ การเปลี่ยนแปลงซอฟท์แวร์ในอนาคต เพราะผู้รับจ้าง จะผลิตซอฟท์แวร์ด้วยวิธีการ ที่เร็วที่สุด ถูกที่สุด เพื่อประหยัดต้นทุน ในการพัฒนาและให้มีกำไร และจะพัฒนาตามรายละเอียด ข้อสัญญา ที่มีการระบุไว้ เท่านั้น
2. ซอฟท์แวร์ที่ได้ จะเป็นซอฟท์แวร์ที่ไม่ได้รับ การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง หากต้องการจะเพิ่มความสามารถใหม่ๆ ก็ต้องมีการว่างจ้างเพิ่มเติมเป็นคราวๆ ไป
3. ต้นทุนการจ้างพัฒนา จะสูงกว่าซอฟท์แวร์มาตรฐาน เพราะเป็นการทำให้เฉพาะราย ซึ่งไม่เกิดการเฉลี่ยของต้นทุนไปสู่รายอื่นๆได้
4. ต้องผูกติดอยู่กับองค์กรที่รับจ้างเขียน ไม่สามารถจ้างผู้อื่น ดูแลรักษาระบบ แทนได้

บทสรุปของการจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์
     การจ้างพัฒนาซอฟท์แวร์ โดยองค์กรภายนอก จะได้รับความนิยมหรือเหมาะสม ก็ต่อเมื่อองค์กร ไม่มีทางเลือก ที่จะใช้ซอฟท์แวร์มาตรฐาน และเป็นระบบ ที่ไม่ต้องการการเปลี่ยนแปลง ที่บ่อยมาก เป็นระบบที่เฉพาะเจาะจง ไม่สามารถทำซ้ำ เพื่อใช้ในองค์กรอื่นได้ เพราะหากซอฟท์แวร์ ที่จ้างพัฒนาไปนั้น สามารถนำไปทำซ้ำ เพื่อขายให้กับองค์กรอื่นได้ ท้ายที่สุดแล้ว ซอฟท์แวร์นั้น จะกลายเป็นซอฟท์แวร์มาตรฐาน ในที่สุดอยู่ดี

ข้อดีของซอฟท์แวร์มาตรฐาน
1. สามารถเลือกระดับการลงทุนได้ ตั้งแต่ไม่กี่พันบาท ไปจนถึงหลายล้านบาท ตามความสามารถของซอฟท์แวร์ และความต้องการขององค์กร ทำให้องค์กร มีทางเลือกที่หลากหลาย และเลือกลงทุนได้อย่างเหมาะสม
2. หากเป็นซอฟท์แวร์ ที่ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จะมีการเพิ่มเติมความสามารถใหม่ๆ ตามการเปลี่ยนแปลง ของภาวะทางธุรกิจอยู่เสมอ
3. มีผู้ใช้งานหลากหลาย หากเป็นซอฟท์แวร์ที่อยู่ในตลาดมานาน มีลูกค้าเป็นจำนวนมาก ก็จะลดความเสี่ยง กับการเจอ Bugของโปรแกรมขณะใช้งาน
4. สามารถชม และทดสอบความสามารถ ของซอฟท์แวร์ ก่อนการตัดสินใจซื้อ ทำให้เห็นภาพการทำงาน ของซอฟท์แวร์ ที่ชัดเจนว่า เวลาใช้งานจริง ต้องทำอย่างไร ติดปัญหาอะไร
5. มีทางเลือกที่หลากหลาย สามารถเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด หรือเหมาะที่สุด สำหรับองค์กร สามารถสอบถาม Reference จากผู้ใช้องค์กรอื่น เพื่อลดความเสี่ยงในการลงทุน
6. มีการบริการบำรุงรักษา หรือบริการอื่นๆ จากผู้ขายหรือผู้ผลิตซอฟท์แวร์ ซึ่งอาจมีหรือไม่มี ค่าใช้จ่ายให้พิจารณาเรียกใช้ได้
7. มักติดตามเทคโนโลยีด้าน IT และนำมาใช้ผนวก กับซอฟท์แวร์มาตรฐาน เพราะถูกผลักดัน จากผู้ผลิต และผู้พัฒนา รายอื่นๆ

ข้อเสียของซอฟท์แวร์มาตรฐาน
1. ผู้ใช้ต้องปรับการทำงานให้เป็นไปตาม Flow หรือความสามารถของซอฟท์แวร์ ซึ่งรูปแบบการทำงานบางอย่าง ขององค์กร อาจต้องเปลี่ยนแปลงไป และอาจมีผลกระทบ กับการทำงาน ตามโครงสร้างองค์กรเดิม ซึ่งอาจเกิดการต่อต้าน จากพนักงาน ที่ยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิมๆ
2. ความสามารถบางอย่าง ของซอฟท์แวร์ อาจไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร ซอฟท์แวร์มาตรฐานบางตัว โดยเฉพาะจากตัวแทนขาย ที่ไม่ได้สิทธิในการแก้ไข โปรแกรมหรือไม่มี Source Code และซอฟท์แวร์ราคาถูก มักไม่รับแก้ไขซอฟท์แวร์ให้ ซึ่งอาจทำให้การใช้ซอฟท์แวร์ มีความยุ่งยาก หรืออาจใช้ไม่ได้ อย่างสมบูรณ์
3. การขอแก้ไขซอฟท์แวร์มาตรฐาน ที่มากเกินไป มักได้รับการปฏิเสธจากผู้ขาย หรือหากรับที่จะแก้ไข ก็จะเสี่ยงกับการเจอ Bug ของทำให้ซอฟท์แวร์ไม่มีเสถียรภาพ และประสบความยุ่งยากในการ Upgrade ซอฟท์แวร์ ใน Version ถัดๆไปหากการแก้ไขนั้น กระทบกับโครงสร้างหลัก ของซอฟท์แวร์มาตรฐาน
4. ก่อนการใช้งาน หากพิจารณาไม่รอบคอบพอ เมื่อซื้อมาแล้วพบว่า ความสามารถของซอฟท์แวร์ ไม่ตรงกับที่เข้าใจในตอนแรก หรือบางประเด็น อาจลืมพิจารณาลงไปในรายละเอียด เมื่อมาพบข้อจำกัดในภายหลัง มักจะประสบกับความยุ่งยาก กับผู้ขายจนเกิดเป็นประเด็นข้อพิพาท โดยเฉพาะหากชำระเงินไปหมดแล้วไม่สามารถคืนได้
5. ซอฟท์แวร์มาตรฐานบางตัว ที่เพิ่งทำเสร็จใหม่ๆ แต่รีบออกมาจำหน่าย ซึ่งไม่ได้รับการทดสอบมาเป็นอย่างดี เมื่อเวลานำไปใช้งานจริง กลับพบว่าผู้ใช้ ต้องกลายเป็น ผู้ทำการทดสอบโปรแกรมแทน หรือเป็น Bug Tester ให้ นอกจากจะทำให้เสียเวลา เสียเงิน และเสียกำลังคน ไปโดยเปล่าประโยชน์แล้ว ยังทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจ ไปอย่างน่าเสียดาย หากก่อนการซื้อ ไม่ได้ทดสอบซอฟท์แวร์มาตรฐานนั้น ดีพอ
6. กรณีซื้อซอฟท์แวร์มาตรฐานที่มีราคาแพง ที่ต้องมีการ Implement ซอฟท์แวร์ด้วยค่าใช้จ่ายที่สูง และคิดค่าบริการเป็นรายวัน มักมีการแยกสัญญา ระหว่างค่าซอฟท์แวร์มาตรฐานและค่า Implement และต้องจ่ายค่าซอฟท์แวร์ไปก่อน เมื่อตอนติดตั้ง ความเสี่ยง จึงตกกับผู้ซื้อ หาก Implement ไม่สำเร็จก็ไม่อาจเรียกร้องอะไรได้ ผู้ขายอาจเสนอให้ซื้อบริการ Implement เพิ่มเติมไปเรื่อยๆ แต่มักไม่ได้รับประกัน ว่าจะใช้ได้หรือไม่ หรือใช้ได้เมื่อไหร่ หากโครงการล้มเหลว ก็จะเกิดความเสียหาย กับผู้ซื้อในปริมาณการลงทุนที่สูงมาก

บทสรุปการใช้ซอฟท์แวร์มาตรฐาน
     ในการใช้ระบบ ERP หรือ ระบบ Accounting & Distribution ในยุคสมัยปัจจุบัน ไม่ควรเลือกวิธีการพัฒนาเอง หรือจ้างพัฒนา เพราะระบบ ERP เป็นระบบที่มีการพัฒนา มานานนับสิบปี และค่อนข้างมีความเป็นมาตรฐาน ที่ลงตัวแล้ว เป็นส่วนมาก อีกทั้งมีซอฟท์แวร์มาตรฐาน และผู้จัดจำหน่ายให้เลือกพิจารณาเป็นจำนวนมาก ในท้องตลาดทั้งในประเทศ และต่างประเทศ ตั้งแต่ขนาดเล็กใช้งานบน PC Stand alone ธรรมดาๆไปจนถึงระบบบน Mini/Mainframe ขนาดใหญ่ องค์กร ควรเลือกใช้ระบบ ที่มีความสามารถ ที่เหมาะสม กับความต้องการ ด้วยงบประมาณการลงทุนที่คุ้มค่า ซึ่งวิธีการคัดเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมจะมีแนวทางอย่างไร ให้ประสบความสำเร็จจะได้กล่าวต่อไป
     หากความต้องการขององค์กร ไม่มีซอฟท์แวร์มาตรฐานตัวใดรองรับได้ ควรใช้วิธีพบกันครึ่งทาง คือพิจารณาดูว่า องค์กรสามารถปรับไปใช้ วิธีการของซอฟท์แวร์ได้หรือไม่ โดยเปรียบเทียบทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะวิธีการของซอฟท์แวร์มาตรฐาน มักพบว่าเป็นวิธีการที่ได้รับการยอมรับแล้ว โดยองค์กรส่วนใหญ่ หากพบว่าไม่สามารถใช้ได้ จึงควรใช้วิธีแก้ไข (Modify) ซอฟท์แวร์มาตรฐาน เป็นทางเลือกสุดท้าย

Categories
บทความ(Treatise)

ติดปีกธุรกิจ Forma/Formula ERP

ติดปีกธุรกิจ ให้สมบูรณ์แบบด้วยระบบ Forma/Formula ERP Solution
    การลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศ ถือเป็นการลงทุนแบบเชิงกลยุทธ์อย่างหนึ่งเพื่อสร้างการขับเคลื่อนให้เกิดข้อ ได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งในบางครั้งมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและปรับปรุงระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้ตรงตามความต้องการ ซึ่งมีความเฉพาะเจาะจงในแต่ละองค์กร ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบหน้าที่งานของระบบเดิมและทั้งในส่วนที่จะปรับปรุง เพื่อเพิ่มขีดความสามารถของระบบให้มีคุณค่ามากขึ้น ซึ่งจะต้องผสมผสานทั้งระบบเดิมและระบบใหม่ให้ได้เป็นอย่างดี ดังนั้นพื้นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศขององค์กรจำเป็นที่จะต้องมีการออก แบบและพัฒนาให้ใช้งานได้คุ้มค่ากับที่ลงทุนไป โดยสามารถขับเคลื่อนให้เกิดการพัฒนาองค์กรและธุรกิจต่อไปด้วย

     จากการสำรวจซอฟท์แวร์ ERP ที่มีจำหน่ายอยู่ในขณะนี้ พอสรุปแบบสังเขปได้ว่าซอฟท์แวร์ ERP เหล่านั้น ได้ถูกออกมาเพื่อรองรับธุรกิจได้หลากหลายประเภท ทั้งธุรกิจแบบซื้อมาขายไป ธุรกิจบริการ ธุรกิจนำเข้าและส่งออก บางซอฟท์แวร์เฉพาะเจาะจงลงไปเลยว่า ออกแบบมาเพื่อเฉพาะกับธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิตบางประเภทเท่านั้น เช่น อุตสาหกรรมสิ่งทอ อุตสาหกรรมเหล็ก อุตสาหกรรมยาและเคมีภัณฑ์ ธุรกิจจำหน่ายวัสดุก่อสร้าง ธุรกิจขนส่ง เป็นต้น อย่างไรก็ตาม งานพื้นฐานของธุรกิจซึ่งมีความคล้ายคลึงกันอยู่จะต้องรองรับได้อย่างครบถ้วน และบางซอฟท์แวร์มีความสามารถรองรับการทำงาน ในระดับรายละเอียดมากกว่าที่งานพื้นฐานต้องการ ซึ่งสิ่งเหล่านี้บาง
ธุรกิจต้องการ แต่บางธุรกิจก็ไม่ต้องการ จึงสรุปไม่ได้ว่า ซอฟท์แวร์ที่มี Features มากมาย จะเป็นซอฟท์แวร์ที่ดีที่สุดเสมอไป ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องเรียกทีมงานขายของบริษัทผู้จำหน่ายซอฟท์แวร์เข้า มารับข้อมูล และแสดงการใช้งานโปรแกรม เพื่อสอบถามเชิงลึกและแสดงการทำงานในแต่ละขั้นตอนให้ดูเลย อย่าหลงเชื่อเพียงว่า ทำได้แน่นอน รองรับอยู่แล้วครับ หากคุณไม่เห็นด้วยตาคุณเอง อย่าพึ่งปักใจเชื่อ หรืออาจจะสอบถามรายชื่อบริษัทที่มีลักษณะการทำงานคล้าย ๆ คุณ และลองโทรศัพท์ไปพูดคุยดู เพราะเขาเคยมีประสบการณ์มาก่อน และ นอกจากการที่ซอฟท์แวร์รองรับในเรื่องการ บันทึก หรือ key in ข้อมูลแล้ว ส่วนที่สำคัญอีกมาก ๆ ก็คือ รายงานเพื่อการวิเคราะห์จาก ข้อมูลที่ Key in เข้าไป ข้อมูลที่บันทึกไปนั้น อาจจะกลายเป็นแค่ข้อมูลที่อยู่ในฮารด์ดิสก์ ไม่สามารถจับต้องได้ หรือไม่สามารถนำมาสู่การวิเคราะห์ได้ หากซอฟท์แวร์ ERP นั้น ไม่รองรับในการแสดงผลรายงานออกมาตามต้องการในบางครั้งอาจจะต้องเสียเงิน เพิ่มเติม เพื่อให้ได้รายงานในรูปแบบที่เหมาะสมกับการวิเคราะห์สำหรับการบริหารการที่ จะให้ซอฟท์แวร์มาตรฐาน รองรับสำหรับธุรกิจของเราทุกอย่าง 100 % คงเป็นไปได้ยาก ดังนั้นการพยายามคัดเลือกซอฟท์แวร์จึงอาจทำได้เพียงแค่ให้รองรับของเรามาก ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แล้วหลังจากนั้นก็จะต้องสำรวจแนวทางการ customized program ในส่วนที่ยังไม่รองรับกันต่อไป

สำหรับธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิต การที่จะเป็น ERP นั้นจะต้องประกอบการทำงานที่รองรับทั้ง 3 ส่วนงานหลัก คือ
– Manufacturing
– Distribution
– Accounting
     ซึ่งปัจจุบันมีผู้พัฒนาซอฟท์แวร์มาตรฐานเพื่อรองรับส่วนงานทั้ง 3 ส่วนนี้อย่างสมบูรณ์แบบ รายแรกและรายเดียวที่พัฒนาขึ้นโดยคนไทย เพื่อรองรับวัฒนธรรมการทำงานแบบไทย ๆ คือ ระบบ Forma/Formula  ERP ของบริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด โดยมีบริษัท  บลูเบรน โซลูชั่น จำกัด เป็นตัวแทนจำหน่าย และ Implement ซอฟท์แวร์

สำหรับ ระบบ Forma/Formula ERP มีการรองรับส่วนงานทั้ง 3 ส่วน ดังต่อไปนี้

ต้นทุน และงบประมาณ
– สามารถรองรับการทำ JOB-ORDER COSTING/PROCESS COSTING และ HYBRID-PRODUCT COSTING SYSTEM รวมทั้ง ACTIVITY-BASED COSTING ได้อย่างแท้จริง เพื่อบริหารต้นทุนของแต่ละกิจกรรม หากเป็นอุตสาหกรรมการผลิตก็ยิ่งต้องการทราบว่าต้นทุนการผลิตตามแต่ละล็อตที่ ผลิตจริง ๆ นั้นมีต้นทุนมาจากต้นทุนวัตถุดิบทางตรง ต้นทุนแรงงานทางตรง เท่าไร เพื่อจะได้ทราบกำไร ขาดทุน เบื้องต้น บางครั้งส่งผลต่อการเจรจาธุรกิจ
– สามารถควบคุมงบประมาณในระดับโครงการและแผนงานอย่างได้ผล และการควบคุมงบประมาณนี้ สามารถควบคุมงบประมาณในโครงการที่ข้ามปีได้ไม่จำกัดปี และสามารถเปรียบเทียบยอดใช้จริงกับงบประมาณได้ตลอดเวลา
– มีรายงานในการวิเคราะห์หรือประเมินผลงานแยกตามหน่วยงาน เช่น งบกำไรขาดทุน งบค่าใช้จ่ายแยกแต่ละแผนหรือโครงการ
– รองรับฟังก์ชันการทำงานของส่วนงาน Distribution ซึ่งประกอบด้วย ระบบขาย ระบบซื้อ และ ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง

ระบบขาย
– เมื่อมีการจองหรือเปิดใบสั่งซื้อของลูกค้า สามารถทยอยส่งของได้จนกว่าจะหมดหรือสั่งยกเลิกใบสั่งซื้อนั้นได้
– ที่ใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะควบคุมยอดที่ลูกค้าสั่งซื้อ และค้างส่งได้
– เมื่อบันทึกการขายโปรแกรม ช่วยตัดลูกหนี้ ตัดสต็อค เก็บข้อมูลเพื่อออกรายงานภาษีขาย เก็บสถิติการขาย และลงบัญชีให้ทันที (หรือจะยังไม่ลงบัญชี หรือลงบัญชีแล้วรอให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบก่อน แล้วจึงสั่ง Post ทีหลัง) และสามารถเรียกดูรายงานวิเคราะห์การขายได้ทันที
– รองรับการขายสินค้าเป็นชุด เป็น LOT เป็น Serial Number
– สามารถรองรับการระบุและจัดทำสินค้าโปรโมชั่นได้ เพื่อลดขั้นตอนการทำงานไม่ว่าจะเป็นการลดราคาหลายระดับในแต่ละรายการสินค้า ใน Invoice ใบเดียวกัน
– สามารถกำหนดนโยบายราคา ส่วนลด และการแถมสินค้าโดยคำนวณจากจำนวนสินค้า ที่เป็นแบบขั้นบันไดได้
– สามารถบันทึกรับเงินมัดจำโดยรับชำระเงินเป็นเงินสด เช็ค เงินโอน บัตรเครดิต ได้ตั้งแต่ขั้นตอนบันทึกใบสั่งขาย ใบส่งของและสามารถหักยอดกับใบเสร็จรับเงินให้อัตโนมัติ
– สามารถขายสินค้าได้โดยไม่ต้องผ่านการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า
– สามารถพิมพ์ดูรายการเอกสารของลูกหนี้-เจ้าหนี้รายตัวสรุปในแต่ละวันได้
– สามารถเรียกดูรายการยอดค้างรับของลูกหนี้รายตัวได้ พร้อมทั้งแสดงให้ทราบว่าค้างด้วยรายการเอกสารใบใดบ้าง
– สามารถวิเคราะห์อายุลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัวได้โดยแสดงเป็นยอดสรุปหรือ แสดงรายการเอกสารให้เห็นก็ได้
– สามารถอนุมัติได้ว่า จะขายสินค้าเกินวงเงินเครดิตได้หรือไม่ โดยสามารถกำหนดได้ว่าใครจะมีอำนาจในการอนุมัติได้บ้าง
– สามารถออกรายการสินค้าค้างส่งเพื่อติดตามส่งให้ลูกค้าในครั้งต่อไปได้
– สามารถกำหนดหน่วยนับคุม Stock สินค้าได้ 2 ระบบ พร้อม ๆ กัน โดยในแต่ละระบบจะมีหน่วยนับกี่หน่วยก็ได้ เช่นเหล็ก 3 เส้น หนัก 22 กิโลกรัม (เหล็กแต่ละเส้นไม่จำเป็นต้องมีน้ำหนักเท่ากัน)
– กำหนดรูปแบบการบริหารสต็อคได้เองว่าถ้าสินค้าในสต็อคไม่พอขาย จะยอมให้ขายสินค้านั้นไปก่อนหรือไม่

ระบบซื้อ
– สามารถกำหนดรูปแบบของเอกสารต่าง ๆ ได้ เช่น ใบสั่งซื้อ (PO) ใบรับสินค้า เป็นต้น
– รองรับสกุลเงินต่างประเทศได้ไม่จำกัดสกุลเงิน
– เก็บรายการสินค้าค้างส่งเพิ่มติดตามสินค้าของผู้ขายรายนั้น ๆ ในครั้งต่อไปได้
– เก็บสถิติการซื้อและลงบัญชีให้ทันที (หรือจะยังไม่ลงบัญชี หรือลงบัญชีไว้แต่ยังไม่สั่ง POST แล้วรอให้ฝ่ายบัญชีมาตรวจสอบรายการทีหลัง) และสามารถเรียกดูรายงานวิเคราะห์การซื้อได้ทันที
– พิมพ์รายงานภาษีซื้อตามแบบที่สรรพกรกำหนด
– พิมพ์รายงานภาษีซื้อยื่นเพิ่มเติม
– สามารถระบุ SERIAL NUMBER ของสินค้าในใบสั่งซื้อหรือในบิลซื้อได้
– รายงานการซื้อแยกตามผู้ขาย แยกตามสินค้า
– สรุปยอดซื้อแยกตามผู้ขาย (เปรียบเทียบ 12 เดือน)

ระบบสินค้าคงคลัง
– สามารถกำหนดคลังสินค้าได้หลายคลัง
สามารถเลือกวิธีการคิดต้นทุนได้หลากหลาย อาจจะทำได้ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น แบบต้นทุนถัวเฉลี่ย (Weighted Average), แบบเข้าก่อน-ออกก่อน (FIFO : First-In First-Out), ต้นทุน Specify แบบระบุ LOT, และต้นทุน Specify แบบระบุ Serial
– สามารถวิเคราะห์สินค้าวัตถุดิบคงเหลือ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบซึ่งมีข้อมูลครบถ้วน ตามที่สรรพากรกำหนด สำหรับซอฟท์แวร์ที่พัฒนาเพื่อสนับสนุนการทำงานของธุรกิจในเมืองไทย จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรองรับสรรพากรไทยด้วย
– สามารถรองรับการกำหนดสินค้าว่ามี จุดสั่งซื้อ (Re-Order Point) หรือสินค้าที่ถึงจุด Safety Stock พร้อมเตือนให้ทราบว่าต้องสั่งซื้อสินค้าชนิดใดเข้ามาเพิ่มในสต็อคเพื่อให้ การขายเป็นไปอย่างต่อเนื่อง * สามารถวิเคราะห์สถานะสินค้า เพื่อติดตามความเคลื่อนไหวของสินค้า
– สามารถวิเคราะห์รายสินค้าที่ไม่มีการขายหรือไม่มีการเคลื่อนไหว เพื่อการตัดสินใจจัดส่งเสริมการขาย ลดราคา แจก แถม อีกครั้ง
– สามารถวิเคราะห์สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ
– สามารถวิเคราะห์สินค้าค้างส่งแยกตามสินค้าตามวันที่นัดส่งของให้ลูกค้า
– สามารถทำใบรับสินค้าสำเร็จ ใบเบิกวัตถุดิบ ใบเบิกวัสดุสิ้นเปลือง ใบรับคืนวัตถุดิบ และใบรับคืนวัสดุสิ้นเปลืองแยกแต่ละแผนกได้
– สามารถแยกแยะรายการเบิกใช้วัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลืองรวมถึงการรับคืนของแต่ละหน่วยงานได้
เช่น ใบรับสินค้าสำเร็จเข้าคลัง ใบเบิกวัตถุดิบไปใช้ ใบเบิกวัสดุสิ้นเปลือง ใบรับคืนวัตถุดิบเหลือจากการผลิต
– สามารถออกแบบฟอร์มของเอกสารต่าง ๆ ได้ เช่น ใบเบิกวัตถุดิบ ใบเบิกวัสดุสิ้นเปลือง ฯลฯ
– สามารถกำหนดหน่วยนับคุม Stock สินค้าได้
– สามารถวิเคราะห์ต้นทุนสินค้าและวัตถุดิบแบบถัวเฉลี่ยและแบบ FIFO แยกแต่ละสาขาได้
– สามารถวิเคราะห์การใช้ไปของวัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลืองของแต่ละแผนกได้
– สามารถวิเคราะห์และตรวจสอบการใช้วัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลืองของแต่ละหน่วยงานได้

รองรับการทำงานของส่วนงานการเงินและการบัญชี
– กำหนดรูปแบบของเอกสารต่าง ๆ ได้เช่น ใบรับวางบิล (Billing Slip) ใบจ่ายเงิน (Receipt) และใบลดหนี้/ใบคืนสินค้า (Credit Note) เป็นต้น
– พิมพ์รายงานใบกำกับสินค้าที่ถึงกำหนดวางบิลพร้อมใบรับวางบิลแยกตามเจ้าหนี้
– พิมพ์รายงานใบรับวางบิลที่ถึงกำหนดจ่ายเงินแยกเจ้าหนี้แต่ละราย เพื่อช่วยการตรวจสอบ
– รับชำระหนี้ได้ง่ายโดยเลือก INVOICE ทั้งหมดหรือตัดจ่ายหนี้บางส่วนก็ได้
– สามารถวิเคราะห์สภาพหนี้ทั้งแบบละเอียดและสรุปเป็นรายเจ้าหนี้ได้
– พิมพ์ AGING REPORT ได้ทั้งแบบยอดสรุปหรือมีรายละเอียดแยก
– สามารถวิเคราะห์ยอดหนี้ค้างชำระแยกตามลูกค้า
– สามารถแสดงการ์ดเจ้าหนี้
– หากมีการซื้อขายกับต่างประเทศควรวิเคราะห์สรุปกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนได้

รองรับระบบงานทางด้านการผลิต (Manufacturing)
การวางแผนการผลิต
     ระบบการวางแผนการผลิตถูกออกแบบมาเพื่อให้เหมาะสมกับสภาวะการทำงานจริงใน ประเทศไทย จึงมีความยืดหยุ่นสูงสามารถปรับแผนการผลิตได้ทุกขั้นตอนก่อนทำการผลิตจริง เพราะในการผลิตจริงนั้นอาจมีการแทรก Order ที่เร่งด่วนได้ตลอดเวลา จึงอาจทำให้สิ่งที่วางแผนไว้ต้องทำการปรับเปลี่ยนตลอดเวลาด้วย เพื่อให้ทันต่อความต้องการของตลาด ที่มีการแข่งขันสูงในสภาวะปัจจุบัน

การวางแผนวัตถุดิบ(Material Requirement Planning, MRP)
     การวางแผนความต้องการในการใช้วัตถุดิบ เพื่อให้สามารถจัดหาวัตถุดิบได้ในปริมาณที่เหมาะสม และทันตามเวลาที่ต้องการใช้ผลิตในแต่ละช่วงเวลา หลังจากที่ได้วางแผนการผลิตเรียบร้อยแล้ว ระบบสามารถ RUN MRP เพื่อประมวลผลความต้องการในการใช้วัตถุดิบ และสั่งผลิตสินค้าเพื่อให้สามารถผลิตได้ทัน ตามที่ได้วางแผนไว้ โดยระบบจะทำการเช็คยอดสต็อคที่มีอยู่ว่าเพียงพอสำหรับความต้องการหรือไม่ หากสต็อคมีไม่เพียงพอตามที่ต้องการ ระบบควรจะสามารถทำการสร้างใบขอซื้อให้อัตโนมัติ โดยระบบจะพิจารณาข้อมูล Lead Time ในการสั่งซื้อ เพื่อให้สามารถซื้อสินค้าเข้ามาทันตามเวลาที่ต้องการใช้ผลิต และระบบจะทำการสร้างเอกสารใบสั่งผลิต โดยพิจารณาข้อมูล Lead Time ในการผลิตด้วย เพื่อให้สามารถผลิตได้ทันตามกำหนดที่ต้องส่งมอบให้ลูกค้า

โครงสร้างผลิตภัณฑ์ (Product Structure)
     โครงสร้างของการผลิตสินค้าสำเร็จรูป ( FG ) แต่ละตัว ว่าต้องผ่านกระบวนการอะไร ผลิตที่ไหนและต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง ซึ่งประกอบด้วย BOM ( Bill Of Materials ) คือ สูตรการผลิตของสินค้า ซื่อประกอบด้วย วัตถุดิบที่ต้องใช้ ซึ่งอาจจะมีการระบุ วัตถุดิบทดแทน และ Semi Product ซึ่งอาจจะทำการจ้างผลิตจากภายนอก หรืออาจจะทำการผลิตเองก็ได้ ซึ่งระบบ Forma MRP จะมีการระบุ Sub BOM ในการผลิต Semi Product ได้ไม่จำกัดชั้น Routing คือ เส้นทางในการผลิตสินค้า ว่าจะผ่านกระบวนการผลิตอะไรบ้าง ซึ่งกระบวนการนั้นจะทำการผลิตที่สถานที่ตรงไหน และต้องใช้เครื่องจักรอะไรบ้างในการผลิต
แต่ละขั้นตอน

ธุรกรรมการเงินการธนาคาร
     เนื่องจากธุรกรรมการเงินการธนาคารจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมของระบบหลาย ๆ ส่วน และยังช่วยให้ผู้บริหาร สามารถทราบถึงสถานภาพการเงินในบัญชีธนาคารได้ทันที
– สามารถจัดทำรายการฝาก-ถอนเงินสด โอนเงินระหว่างธนาคาร รายการจ่าย ดอกเบี้ยธนาคาร ฯลฯ
– เมื่อบันทึกใบนำฝากเข้าธนาคาร (Pay-in Slip) ซึ่งหากโปรแกรมจะช่วยลงบัญชีให้อัตโนมัติ จะยิ่งดีมาก ๆ เพื่อลดขั้นตอนการทำงานลงได้
– สามารถบันทึกสถานะเช็คเพื่อ Update ข้อมูลตาม Bank Statement
– สามารถจัดทำรายการทางด้านเช็คนำฝากเช็คผ่าน และจัดการกับเช็คที่มีปัญหา (ทั้งเช็ครับและเช็คจ่าย)
– สามารถพิมพ์รายงานการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคาร ( Bank Statement ) ได้
– สามารถพิมพ์รายงานต่าง ๆ เพื่อตรวจสอบหรือทำ Bank Reconcile ได้
– สามารถพิมพ์รายงาน Outstanding Cheque ได้
– รองรับการทำ Posted date cheque (เช็คล่วงหน้า) ระบุสถานะของเช็คได้ว่าเป็นเช็คผ่าน เช็คคืน หรือ เป็นเช็คยังไม่นำเข้า ซึ่งสิ่งเหล่านี้บางองค์กรอาจเลือกใช้ตามความเหมาะสมอีกครั้งหนึ่งแต่ถ้าหากโปรแกรมรองรับก็จะเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับการทำงาน
– พิมพ์ทะเบียนเช็ครับมีปัญหาแยกตามลูกค้า
– สามารถออกแบบฟอร์มพิมพ์ใบนำฝากเข้าธนาคาร (Pay-in Slip)
– สามารถจัดพิมพ์รายงานทั้งเช็ครับและเช็คจ่าย เพื่อตรวจสอบได้
– สามารถพิมพ์ทะเบียนเช็คเรียงตามวันที่จ่ายได้
– สามารถพิมพ์เช็ครับ เช็คจ่าย เรียงตามวันที่เช็คได้
– สามารถพิมพ์เช็ครับเรียงตามลูกค้าและเรียงตามเจ้าหนี้ได้
– สามารถพิมพ์เช็คจ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค เลขที่ใบสั่งจ่ายได้

บริหารสินทรัพย์
– สามารถบันทึกและเก็บประวัติของสินทรัพย์ได้
– เชื่อมโยงระหว่างระบบสินทรัพย์กับระบบบัญชีแยกประเภท ลงบัญชีให้อัตโนมัติ
– คำนวณค่าเสื่อมราคา ละเอียดระดับวัน
– สามารถเก็บประวัติการซ่อมบำรุงสินทรัพย์ และสามารถบันทึกค่าซ่อมบำรุงเพื่อคิดค่าเสื่อมให้ได้
– เลือกวิธีการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้ ทั้งแบบเส้นตรง (STRAIGHTLINE) และแบบลดน้อยถอยลง (DECLINED) สามารถคิดค่าเสื่อมแยกตามหน่วยงานที่ใช้สินทรัพยนั้นอยู่ได้เพื่อบริหารต้น ทุนสินทรัพย์ในระดับลึกได้

การสั่งพิมพ์แบบฟอร์มพิมพ์ต่าง ๆ
– สามารถกำหนดและออกแบบแบบฟอร์มในการพิมพ์เอกสารได้ด้วยตนเอง และต้องสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา เนื่องจากบางครั้งธุรกิจของเราอาจจะต้องยืดหยุ่นเรื่องการพิมพ์เอกสาร โดยเฉพาะเอกสารที่ส่งให้ลูกค้าเช่น ใบส่งของ/ใบเสร็จ ลูกค้าอาจจะต้องการให้เราใส่ข้อมูลบางอย่างเข้าไปให้ โดยลูกค้าแต่ละรายอาจจะไม่เหมือนกัน
     นอกจากซอฟท์แวร์ ERP น่าจะรองรับระบบงานต่าง ๆ ดังกล่าวมาข้างต้นทั้งหมดแล้วท้ายที่สุดสิ่งที่น่าจะเป็นหัวใจอีกอย่าง ก็คือความสามารถในการประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วถือว่าเป็น สิ่งที่ต้องคำนึงถึงมาก ๆ และขาดไม่ได้เพราะหากเรามีซอฟท์แวร์ที่รองรับได้มากมายแต่รูปแบบของการแสดงและประมวลผล ข้อมูลที่ให้ออกมา ไม่ถูกต้องก็เสมือนกับว่า….คุณมีเข็มทิศนำทางแต่ชี้ผิดทาง….

Categories
บทความ(Treatise)

เปิดเกมรุกธุรกิจด้วยระบบ Forma/Formula ERP

  ซอฟท์แวร์ ERP คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
   ไม่มีคำว่าสายเกินไปสำหรับการพัฒนา ปรับปรุงขบวนการ เพื่อเปลี่ยนสถานภาพจากเชิงรับไปเป็นเชิงรุกหรือถ้าเป็นเชิงรุกอยู่ก็ให้รุกมากขึ้น ไม่เพียงแค่ได้ตรงตามความต้องการ (Expectation) แต่ต้องให้เหนือกว่าความต้องการ (Beyond Expectation) …………….ทำไมเราจะไม่เริ่มเสียตั้งแต่วันนี้ ?

    หากคุณต้องการเพิ่มกำไร ขยายตลาด มัดใจลูกค้า ใช้ทรัพยากรคุ้มค่า และแซงขาดคู่แข่ง “ผู้บริหารสมัยใหม่ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าระบบสารสนเทศนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรมากมายเพียงไร” วันนี้เราจึงมาดูกันว่า  ระบบสารสนเทศที่เป็นซอฟท์แวร์ ERP (Enterprise Resources Planning)ทำไมถึงเข้ามามีบทบาทต่อการบริหาร และการทำธุรกิจสมัยใหม่ (Modern Management and NewEconomy) และ ซอฟท์แวร์ ERP ที่ดีควรเป็นอย่างไร ?

    ซอฟท์แวร์ ERP เป็นระบบสารสนเทศที่เข้าไปอำนวยความสะดวกในการทำงานทุกกระบวนการ (business process) และในทุกหน่วยงานขององค์การ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลของทุกกระบวนการและทุกหน่วยงานนั้นเข้าสู่ฐานข้อมูลส่วนกลางที่เป็นฐานข้อมูลเดียวกัน (Single Database) ทั้งนี้เพื่อทำมีข้อมูลที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ลดเวลาการทำงาน ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดและความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นเนื่องการสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในกันเอง หรือกับหน่วยงานภายนอกซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดในทุก ๆ กระบวนการของธุรกิจให้ได้ประโยชน์อย่างสูงสุด แต่ ERP ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือในการจัดการในระดับการปฏิบัติงาน Business transaction เท่านั้นแต่ยังสามารถช่วยผู้บริหารสำหรับการตัดสินใจระดับ Tactical Level ด้วย

    ยกตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์งบการเงิน (Financial Analysis) ผู้บริหารสามารถได้ข้อมูลทันทีและถูกต้องเมื่อต้องการ ทำให้การตัดสินใจอยู่บนพื้นฐานของความถูกต้อง (Management by fact) เป็นต้น

    ในแต่ละวันนั้นชั่วโมงการทำงานของพนักงานมีจำกัดเพียงคนละ 7-8 ชั่วโมง หากเรากำลังต้องการขยายธุรกิจ ขยายตลาด  ขยายโอกาสเพื่อรองรับจำนวนลูกค้าที่มีปริมาณมากขึ้น โดยยังคงรักษาระดับของต้นทุนการบริหารมิให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก องค์การของเราจะต้องเตรียมวิธีการรองรับการจัดทำเอกสาร (Operational Transaction) ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าทั้งภายในและภายนอกเหล่านั้นวันละเป็นร้อย ๆหรือ พัน ๆ ใบ ต่อวัน ท่านคิดว่าจะต้องใช้พนักงานจำนวนมากเพียงไร หรือต้องเพิ่มเวลา OT (Over Time) มากเท่าไร หากยังคงต้องทำงานด้วยวิธีแบบเดิม ๆ คือ การทำงานด้วยระบบ Manual ในกระบวนการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ เช่น ขบวนการออกบิลให้ลูกค้า ขบวนการ วางแผนผลิต ขบวนการจัดซื้อ ขบวนการจัดการกับลูกหนี้และเจ้าหนี้ การวางบิล ขบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง ขบวนการทางด้านบัญชีและการเงิน บัญชีเงินฝากและธนาคาร ที่กล่าวมานี้เป็นเพียงแค่เรื่องของภาระงานปกติเท่านั้นยังไม่รวมถึงเวลาที่ต้องใช้ในการทำให้ข้อมูลถูกต้อง ยิ่งไปกว่านั้นเราได้ใช้ทรัพยากรที่ถือได้ว่ามีคุณค่า(Most valuable resources) สำหรับบริษัทด้เหมาะสมหรือไม่

    ตัวช่วยที่สำคัญเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับรองรับโอกาสเหล่านี้ ก็คือการนำเทคโนโลยีซอฟท์แวร์ระบบ ERP มาใช้เพื่อลดความซ้ำซ้อน ซับซ้อน และลดเวลาการทำงานเดิมและหาโอกาสเพิ่มมูลค่างานของพนักงานเหล่านั้น เช่น การวิเคราะห์ ผลการดำเนินงานในส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น ผลของการติดตาม ลูกหนี้ที่เกิดขึ้น การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า รวมถึง การหาโอกาสเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การจัดทำรายงานนำเสนอกับผู้บริหารเพื่อประกอบการตัดสินใจ ที่ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว โดยเฉพาะเพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ทันสมัยและรวดเร็ว ในการวิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็ง โอกาสอุปสรรค  ของบริษัทเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

    วันนี้อาจมีผู้บริหารหลายท่านกำลังมองหาวิธีการหรือเครื่องมือเพื่อช่วยให้ต้นทุนในองค์กรของคุณต่ำลงในระยะยาว นั่นคือ คุณอาจกำลังมองหาซอฟท์แวร์ระบบ ERP เข้ามา ช่วยในการทำงานขององค์การอยู่ แต่มีอยู่ประเด็นหนึ่งที่ผู้บริหารไม่ควรหลงเข้าใจผิดไปกับคำโฆษณาของผู้ผลิตซอฟท์แวร์ERPทั้งหลาย เพราะบางซอฟท์แวร์นั้นเป็นเพียงแค่ซอฟท์แวร์เพื่อการออกบิลหรือการบัญชีเพียงเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องพิจารณาให้ดีก่อนการตัดสินใจเลือกซื้อระบบ Forma ERP มีความสามารถเหนือกว่าหรือทัดเทียมซอฟท์แวร์ต่างประเทศ เพื่อเป็นอีกทางเลือกหนึ่งของผู้ประกอบการในประเทศไทย ด้วยการลงทุนไม่สูงมากนัก สามารถควบคุมงบประมาณการลงทุนได้ มีคุณสมบัติเหมาะสำหรับความต้องการภายในประเทศอย่างแท้จริง

    นอกจากนั้น ระบบ Forma ERP ยังสามารถ Implement ง่าย ใช้งานง่ายช่วยลดปัญหาการขาดแคลนบุคลากรด้าน IT รวมทั้งการรับ Customize และ Modify เพิ่มเติม โดยทีมงานของผู้ผลิตเองอย่างรวดเร็วและถูกใจ จึงได้รับความไว้วางใจจากหลายองค์กรทั้งองค์กรรัฐบาล รัฐวิสาหกิจ มหาวิทยาลัยและองค์กรเอกชน

    ระบบ Forma ERP ได้รับการออกแบบตามหลัก Software Engineering โดยผู้เชี่ยวชาญที่ศึกษามาโดยตรงและออกแบบฐานข้อมูลตามหลัก E-R Model ( James Martin) และ Relational Model (CJ.DATE) ซอฟท์แวร์ จึงมีโครงสร้างที่ทันสมัย ยืดหยุ่นดูแลบำรุงรักษาง่าย  นอกจากนี้ สำหรับลูกค้าที่มีการซื้อบริการบำรุงรักษาซอฟท์แวร์ (Maintenance Agreement) ก็จะมีการบริการที่เน้นเฉพาะเจาะจงนอกเหนือจากบริการพื้นฐาน ซึ่งเป็นบริการพิเศษที่เหมาะสำหรับลูกค้าที่ต้องการ การบริการดูแลเพิ่มเป็นพิเศษ  เพื่อมุ่งหวังที่จะเป็นผู้นำการซอฟท์แวร์ ด้านธุรกิจของไทยที่มีคุณภาพและทดแทนซอฟท์แวร์ต่างประเทศที่มีราคาแพงแต่กลับใช้งานยุ่งยาก หรือไม่สามารถใช้งานได้ อีกทั้งยังได้นำเทคโนโลยีด้าน Internet มาผนวกกับ ซอฟท์แวร์ ระบบ Forma ERP เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเติบโตคู่ไปกับโลกธุรกิจในยุคโลกาภิวัฒน์ได้อย่างแท้จริง

Categories
บทความ(Treatise)

ERP คือ

     การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เป็นการนำระบบงานทุกอย่างในองค์กรมาทำการเชื่อมโยงเข้าด้วยกันและมีการนำข้อมูลจากทุกแผนกงานต่าง ๆ นั้นนำมาใช้ร่วมกันเพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น  โดยการมุ่งเน้นที่จะปรับปรุงระบบการดำเนินงานและการพัฒนาบุคลากรขององค์กร เพื่อให้องค์กรมีขีดความสามารถในการแข่งขัน ซึ่งเป็นการผสานกลยุทธ์ทางธุรกิจ เทคโนโลยี และบุคลากรเข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงาน

     ERP เครื่องมือที่จะนำมาสู่การจัดการที่จะให้เกิดห่วงโซ่แห่งคุณค่า (Value Chain) ในองค์กรโดยจะมีการติดตั้งซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในองค์กรทั้งหมด ดังนั้นจึงทำให้หน่วยงานทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลอันเดียวกันได้ อาทิเช่น คำสั่งซื้อ (Sales Order) ที่เกิดขึ้นมาหนึ่งคำสั่งจะมีผลต่อหน่วยงานอื่น ๆ โดยอัตโนมัติอาทิเช่น โรงงาน (Manufacturing) , คลังสั่งซื้อ (Inventory) , จัดซื้อ (Procurement) , อินวอยซ์ (Invoice) , ลงบัญชี (Financial ledger) เป็นต้น

     ทุกสิ่งทุกอย่างภายในองค์กรที่ทำให้เกิดผลผลิตขององค์กรได้ สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มในสิ่งที่เราทำได้ เช่น การบริการ, การผลิต ที่เราจะเข้าไปแปรสภาพให้ได้มูลค่าเพิ่ม และเราจะจัดการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) นี้อย่างไรนั่นเอง การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) นี้จำเป็นจะต้องเชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์ เพื่อให้การเชื่อมโยงสามารถนำไปจัดการกระบวนการต่าง ๆ ได้ เช่น เพื่อซื้อวัตถุดิบเข้ามา, การรับคำสั่งของลูกค้าให้ถูกต้อง, ส่งมอบสินค้าในเวลาที่ต้องการ ฯลฯ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้จะต้องนำคิดเป็นต้นทุน จัดทำเป็นบัญชี โดยการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อให้ข้อมูลต่าง ๆ เชื่อมโยงกันทั้งองค์กร และเป็นข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ และประสานกันเป็นหนึ่งนั่นเอง (ปรีชา พันธุมสินชัย, 2547)

Categories
บทความ(Treatise)

วางแผนเพื่อ ERP Implementation

“หากมีการต่อต้านเกิดขึ้น โอกาสที่โครงการอิมพลีเมนต์ ERP จะประสบกับความล้มเหลวเป็นไปได้สูง ดังนั้น ทำอย่างไรที่ผู้บริหารโครงการจะสามรถควบคุม หรือลดแรงต้านเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อนอื่น คุณจะต้องเข้าใจว่าคุณกำลังเผชิญหน้าอยู่กับแรงต้านหรือไม่ และมีแรงต้านในเรื่องอะไรบ้าง การที่คุณรู้ถึงระดับของการต่อต้านจะทำให้คุณประเมินสถานการณ์ได้ และจะหาคำตอบได้ว่า ทำอย่างไรจึงจะจัดการแรงต่อต้านนั้นและเปลี่ยนแปลงมาเป็นการสนับสนุน”

     จากบทความของสองเดือนก่อน เราได้มีโอกาสพูดถึงเรื่องของ Business Process Mapping ไปแล้ว สำหรับครั้งนี้ เราจะมาพูดถึงการอิมพลิเมนต์ระบบ ERP จะขอเริ่มจาก 10 ขั้นตอน ในการอิมพลีเมนต์ระบบ ERP ซึ่งได้นำมาจากนาย Derek Slater จาก www.cio.com โดย 10 ขั้นตอน ในการอิมพลีเมนต์ระบบ erp ประกอบด้วย

1. เริ่มจากการของบประมาณ หรือเงินเพื่อใช้ในโครงการการอิมพลีเมนต์ระบบ ERP จากผู้บริหาร
2 เงินที่ได้มาทั้งหมด แบ่งให้กับคอนซัลแตนท์ซักครึ่งหนึ่ง เพื่อที่จะทำการเลือก ระบบ ERP ที่เหมาะกับบริษัท คอนซัลแตนท์อาจจะใช้เวลาประมาณหกเดือน ในการเข้ามาศึกษากระบวนการทำงานของบริษัท
3. จัดตั้งทีมที่ประกอบด้วยคนที่มาจากหลายๆหน่วยงาน และเริ่มการประชุม
4. ปรับปรุงกระบวนการธุรกิจของเรา เพื่อที่จะให้เข้ากันได้กับโมเดลของซอฟท์แวร์
5. ให้เงินส่วนที่เหลือกับคอนซัลแตนท์
6. ลงโปรแกรม ERP
7. จัดทำการอบรมให้กับผู้ใช้งานจริง
8. เริ่มสวดมนต์ และภาวนา (…ขอให้ระบบใช้ได้เถอะเจ้าประคุณ….)
9. เริ่มใช้งานระบบ
10. ถ้าคุณยังทำงานอยู่ในบริษัทให้กลับไปที่ข้อที่ 1 ทันที เพราะว่าถึงเวลาที่จะต้อง Upgrade แล้ว !!!!!!!

     นาย Derek Slater ยังมีหยอดท้ายด้วยอีกว่า 10 ขั้นตอนนี้ สามารถที่จะใช้กับ Supply chain project ด้วยเช่นกัน อันนี้เป็น
การเริ่มบทความฉบับนี้แบบหยอกกันเล่นแบบหอมปากหอมคอ จากการที่ได้มีโอกาสพูดคุยกับ คุณโสภณ สนหอม (ERP Project Implementor ท่านผู้อ่านสามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ sophon@plusmainfotech.com) อิมพลีเมนเตอร์ของบริษัทพลัสมา อินโฟร์เทค จำกัด ผู้ซึ่งคร่ำหวอดอยู่ในวงการอิมพลีเมนต์ระบบ ERP ให้กับบริษัทผู้ผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ บริษัทนำเข้าและ
ส่งออกต่าง ๆ เกี่ยวกับการอิมพลีเมนต์ระบบ ERP ว่าทำอย่างไรจะทำให้โอกาสในการอิมพลีเมนต์ระบบ ERP มีความสำเร็จ คุณโสภณ ได้ให้ข้อคิดที่น่าสนใจไว้หลายข้อทีเดียว

การวางแผนเพื่อที่จะอิมพลีเมนต์ให้ประสบความสำเร็จ มีอยู่ 2 ส่วน คือ
ส่วนแรก : การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง
ส่วนที่สอง : โครงสร้างของการอิมพลีเมนต์เอง

ส่วนที่ 1 : เตรียมความพร้อมรับมือก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลง
     ต้องพยายามผลักแรงต่อต้านการเปลี่ยนแปลงออกไป โครงการอิมพลีเมนต์สามารถล้มเหลวได้ตลอดเวลา ถึงแม้ว่าทีมงาน
จะประกอบไปด้วยคนที่จิตใจคิดดีต่อการทำงาน หรือมีความเชี่ยวชาญและชำนาญในการทำงาน หรือถึงแม้จะมีความ
คิดสร้างสรรค์ที่ดีมาก ๆ แต่สาเหตุที่โครงการล้มเหลวส่วนใหญ่ เน้นหนักไปที่ด้านเทคนิค และมองไปถึงในแง่ทางด้านการเงิน โดยเพิกเฉยต่อสาระที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค แต่สิ่งเหล่านี้ สามารถทำให้โครงการเกิดการแตกหักได้ หากปราศจากผู้บริหาร หรือผู้
บริหารไม่สามารถซื้อใจทีมงาน ก็อาจทำให้โครงการนั้นลงหลุมไปก่อนเวลาอันควร และยากแก่การปลุกฟื้นคืนชีพขึ้นมาได้อีก

     การเข้าใจแรงต่อต้านนั้นคือกุญแจแห่งความสำเร็จ โดยธรรมชาติ ถ้ามีการต่อต้านเกิดขึ้นโอกาสที่โครงการจะประสบกับ
ความล้มเหลวเป็นไปได้สูง ดังนั้น ทำอย่างไรที่ผู้บริหารโครงการจะสามารถควบคุมหรือลดแรงต้านเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อนอื่น คุณจะต้องเข้าใจว่าคุณกำลังเผชิญหน้าอยู่กับแรงต้านหรือไม่ และถ้ามี มีแรงต้านในเรื่องอะไรบ้าง คุณต้องพยายาม
พูดคุยกับสมาชิกทุกคนในทีม เพื่อที่จะได้เป็นโอกาสสำหรับค้นหาว่าพวกเขากำลังคิดอะไรเกี่ยวกับการ เปลี่ยนแปลงที่เราได้เสนอ ลองฟังดูว่าอะไรคือความกลัว อะไรคือความกังวลต่อการเปลี่ยนแปลง และพยายามค้นหาต่อไปว่าอะไรอยู่เบื้องหลังการต่อต้าน และผลกระทบของมันหนักหนาขนาดไหน การที่คุณรู้ถึงระดับของการต่อต้าน จะทำให้คุณประเมินสถานการณ์ได้ และจะหา
คำตอบได้ว่า ทำอย่างไรจึงจะจัดการแรงต่อต้านนั้นและเปลี่ยนแปลงมาเป็นการสนับสนุน

ในการลดแรงต้าน เราสามารถทำได้ดังนี้

ขั้นที่ 1 :
นำทีมอิมพลีเมนต์ ผู้ใช้งานหลักและผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งทางตรงและทางอ้อม แล้วเริ่มจาก
– ถามพวกทีมงานว่าบ่อยครั้ง หรือกี่ครั้งที่มีความขัดแย้งเกิดขึ้น ถ้าบุคลากรในทีมเคยทำงานร่วมกันมาก่อน
– ถ้าไม่ค่อยได้ทำงานร่วมกัน ให้ถามว่า โอกาสที่จะมีความขัดแย้งที่เกิดจากการอิมพลีเมนต์ ERP
จุดประสงค์ของการถาม ก็เพื่อว่าจะได้รู้ว่าอะไรบ้างที่เป็นประเด็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิด ขึ้น โดยไม่ควรที่จะมาวิจารณ์กันหรือมาหาว่าใครผิด ใครถูก

ขั้นที่ 2
– แบ่งออกเป็นทีม คลุกเคล้าผสมผสานคนจากต่างหน่วยงาน ให้แต่ละกลุ่มลองหาวิธีการในการที่จะแก้ไขความขัดแย้งที่เกิดขึ้น โดยให้คำถามช่วยเช่น ทำอย่างไรจะให้ได้เป้าหมายของบริษัทถ้ามีความขัดแย้งเกิดขึ้น, อะไรที่จะกำจัดประเด็นหลักๆ ที่ทำให้เกิดความขัดแย้ง, ทำอย่างไรที่ยังคงทำงานอยู่เหมือนสภาวะปกติถึงจะมีความขัดแย้ง, ทำอย่างไรที่สนับสนุนให้เกิดค่านิยมร่วมกัน

ขั้นที่ 3
– ให้แต่ละกลุ่มรายงานคำตอบของแต่ละคำถาม คำเสนอแนะ

ขั้นที่ 4
– หาข้อสรุปร่วมกันว่าวิธีการหรือกลยุทธ์ไหนควรถูกนำมาใช้เมื่อเจอประเด็นความขัดแย้ง

จะ เห็นได้ว่า การจับเข่าคุยกันตั้งแต่เริ่มต้นการทำงานได้ เราสามารถที่ลดแรงต้านทาน และยังได้วิธีการและข้อตกลงในการจัดการกับประเด็นร้อน ๆ ที่จะทำให้เกิดความขัดแย้งภายหลังได้

ส่วนที่ 2 โครงสร้างของการอิมพลีเมนต์
     โดยธรรมชาติแล้วลูกค้าต้องการให้การอิมพลีเมนต์สำเร็จอย่างรวดเร็ว และคาดหวังเม็ดเงินที่จะได้กลับคืนมาจากเงินลงทุน
ไปมากที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้น เราต้องทำกิจกรรมเพื่อสร้างความเข้าใจกับลูกค้าว่านี่เป็นการอิมพลีเมนต์ ระบบ ERP ไม่ใช่การสั่งพิซซ่าที่สั่งแล้ว มาส่งได้ภายในครึ่งชั่วโมง เราต้องสร้างความเข้าใจในตัวซอฟท์แวร์ให้กับลูกค้า เทคโนโลยีของ
ตัวซอฟท์แวร์ วิธีการในการอิมพลีเมนต์ ระยะเวลาที่ต้องการ อาจจะเป็น 6 เดือน 9 เดือน หรือ 1 ปี ขึ้นอยู่กับความยากง่าย ความซับซ้อนของกระบวนการธุรกิจ แต่ต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงความพร้อม ความสามารถที่จะช่วยลูกค้าให้ถึงฝั่งฝัน โดยยึด
ความต้องการของลูกค้าเป็นที่ตั้ง ถ้าร่วมมือร่วมใจกัน ตัวซอฟท์แวร์ น่าจะสามารถให้สิ่งที่ตัวลูกค้าต้องการได้ไม่ยากนัก

คุณโสภณ ยังกล่าวเพิ่มเติมอีกว่า ในการอิมพลีเมนต์ส่วนที่สำคัญ ๆ ประกอบไปด้วย 3P ซึ่งคือ คน (People) กระบวนการ (Process) และตัวซอฟท์แวร์ (Product)

คน (People)
     อันนี้ไม่ได้หมายถึงคนที่มีส่วนในการอิมพลีเมนต์เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงคนที่เกี่ยวข้องทั้งทางตรงและทางอ้อม เมื่อมีการ
อิมพลีเมนต์ซอฟท์แวร์ ERP ตัวใหม่ ยกตัวอย่างเช่น พนักงานขาย ไม่ได้เป็นคนใส่ข้อมูลการขายโดยตรงไม่ได้ร่วมอิมพลีเมนต์ แต่สามารถรู้ข้อมูล ปริมาณสินค้า การขาย การส่งของ ยอดเครดิตของลูกค้าที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา (ถ้ามีการ Key ข้อมูลเข้า
ระบบไว้) ซึ่งข้อมูลเหล่านี้กระทบวิถีชีวิตของการปฏิบัติงาน ถ้าพนักงานขายบางคนไม่กล้าที่จะใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อดูข้อมูล
ที่มีค่าเหล่านี้ ลองคิดดูว่าโอกาสในการดำเนินธุรกิจของบรษัทจะเป็นอย่างไร ความท้าทายเหล่านี้ต้องถูกจัดการจะทำอย่างไร
ให้ทุกคนสามารถยอมรับได้ระดับหนึ่งสำหรับการเปลี่ยนแปลง การจัดระเบียบ การจัดการองค์กร และทักษะการจัดการโครงการ สิ่งเหล่านี้จะเป็นตัวช่วยในการลดระดับความเสี่ยง และช่วยในการจัดการความซับซ้อนของกระบวนการต่าง ๆ อย่างเหมาะสม

กระบวนการ (Process)
     ต้องมีการกำหนดกรณีศึกษาของธุรกิจ โดยเน้นไปในส่วนของกระบวนการที่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุดในระยะเวลาที่สั้นที่สุด แต่ที่จะให้การอิมพลีเมนต์ทำให้รวดเร็วและตอบแทนเม็ดเงินที่ได้ลงทุนกลับคืน มาอย่างรวดเร็ว กลยุทธ์ที่นำมาใช้ก็คือการปรับ
กระบวนการทำธุรกิจของเราให้เข้ากับ best practice ของตัวซอฟท์แวร์ ซึ่งการทำกลยุทธ์แบบนี้ ต้องการอิมพลีเมนเตอร์ ที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจในธุรกิจของบริษัทเป็นอย่างดี

ซอฟท์แวร์ (Product)
     อันนี้ไม่ได้หมายถึงแต่ตัวซอฟท์แวร์เพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมไปถึงทีมงานที่ทำการอิมพลีเมนต์ ต้องเข้าใจตัวซอฟท์แวร์ รู้ถึงความสามารถของซอฟท์แวร์ จุดดี จุดเด่น จุดด้อย สามารถที่จะเชื่อมโยง เชื่อมต่อ หรือทำให้ซอฟท์แวร์ ERP สามารถที่
จะแลกเปลี่ยนหรือให้สามารถพูดคุยกับแอพพลิเคชั่นที่มีอยู่แล้ว (Legacy System) ของลูกค้า อิมพลีเมนเตอร์ต้องรู้ว่า
ทำอย่างไรที่ซอฟท์แวร์สามารถที่จะให้สิ่งที่ดีที่ สุดกับบริษัทไม่ว่าในแง่ของ ROI (Return On Investment) หรือ short
payback period

     สิ่งที่น่าสนใจที่เป็น key success factor ก็คือเรื่องของการที่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร แต่ไม่ได้หมายความว่า
ผู้บริหารสนับสนุน เพราะว่าเป็นคนตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์เอง และถ้าให้ดี ทีมงานการคัดเลือกควรจะเป็นทีมงานเดียวกับ
ทีมงานการ Implement ด้วย หากทีมงานImplement ได้รับรู้รับทราบ และยอมรับในการเปลี่ยนแปลงซอฟท์แวร์มาโดยตลอด และมีส่วนร่วมในการคัดเลือกนั้นด้วย นอกจากจะไม่ก่อให้เกิดการต่อต้านแล้วกลับจะได้รับความร่วมมืออย่างเต็มที่ใน ขั้นตอนการ Implement

Categories
บทความ(Treatise)

ขั้นตอนในการเลือกซอฟท์แวร์ ERP

      ซอฟท์แวร์ ERP (Enterprise Resources Planning) หากกล่าวตามความหมายเดิม คือ ซอฟท์แวร์ที่ช่วยบริหารทรัพยากรทั้งองค์กร รวมทั้งระบบบัญชี (Accounting) การเงิน (Financial) การจัดส่ง (Logistic) จัดซื้อ (Purchasing) การขาย (Sales Processing) การผลิต(Manufacturing) บุคคล (Payroll) และ ทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources) แต่ในปัจจุบันซอฟท์แวร์บางตัว ไม่มีระบบบริหารการผลิต ไม่มีระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็เรียกตัวเองว่าเป็น ERP Software แล้ว ดังนั้นความหมาย ERP ที่กล่าวนี้ จะหมายถึง ซอฟท์แวร์ที่ครอบคลุมถึงระบบ Financial Account และ Distribution เป็นอย่างน้อย

17 ขั้นตอนสำคัญที่ควรทำในการพิจารณาเลือกซื้อซอฟท์แวร์ERP

    1.Steering Committee (Optional)

     ขั้นตอนการแต่งตั้ง Steering Committee นี้เหมาะสำหรับองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ ที่จำเป็นต้องร่วมกันตัดสินใจในโครงการ
ที่สำคัญ หรือที่มีผลกระทบกับองค์กรโดยส่วนรวม ซึ่งหากเป็นองค์กรขนาดกลางถึงเล็ก อาจข้ามขั้นตอนนี้ไปได้ เพราะผู้มี
อำนาจสูงสุดในการตัดสินใจอาจเป็นบุคคลเพียงคนเดียว เช่น เจ้าของ กรรมการผู้จัดการ(Managing Director) ผู้จัดการทั่วไป(General Manager) เป็นต้น คณะกรรมการชุดนี้ ไม่ได้มีเพื่อเข้าไปทำงานโดยตรง แต่จะเป็นคณะทำงาน
ที่คอยเฝ้าดู กำกับให้การคัดเลือกซอฟท์แวร์ เป็นไปในทิศทางที่องค์กรต้องการ กำหนดงบประมาณในการลงทุน และสุดท้าย
เป็นผู้ตัดสินใจ ในการสรุปเลือกซอฟท์แวร์ กรรมการชุดนี้ ควรมีขนาดตั้งแต่ 3-5 คน แต่ไม่ควรมีเกินกว่า 7 คนเพราะจะทำให้
เกิดความไม่คล่องตัว กรณีต้องประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ คณะกรรมการ อาจคัดเลือกมาจากหัวหน้างาน ในแต่ละฝ่าย ที่มีผล
กระทบจากการใช้ซอฟท์แวร์ ERP ส่วนประธานคณะกรรมการ อาจเป็นบุคคล ที่ได้รับมอบหมายหรือเป็น CEO ก็ได้

2.Working Team
     เป็นขั้นตอนการตั้งทีมงาน หรือคณะทำงาน เพื่อศึกษาในรายละเอียด ของการเลือกซอฟท์แวร์ (Software Selection) ซึ่งทีมงานนี้ จะประกอบไปด้วย ตัวแทนจากฝ่ายหรือแผนกต่างๆ ที่จะมีผลประทบ จากการใช้งานซอฟท์แวร์ ERP ซึ่งบางคน
อาจจะอยู่ทั้งใน Working Team และ Steering Committee ด้วยก็ได้ องค์กรขนาดเล็ก อาจมีทีมงานไม่กี่คน ส่วนองค์กรใหญ่ ก็จะจำนวนมากขึ้นตามสัดส่วน

3. Identify Problems
     เมื่อตั้งทีมงานทำงานได้แล้ว ทีมงานนี้ ก็จะต้องทำการวิเคราะห์ถึงปัญหา และความต้องการขององค์กร ว่าองค์กรมีปัญหา
อะไร ควรเปลี่ยนแปลงอะไร ต้องการอะไรเพิ่มเติม เช่น ระบบเก่ามีปัญหา ไม่สามารถใช้งานได้ ระบบเก่าไม่รองรับ กับความ
ต้องการใหม่ๆ หรือระบบเก่า ใช้ได้ดีระดับหนึ่ง แต่ต้องการแค่บางส่วนเพิ่มเติม หรือระบบเก่าใช้ได้ดี แต่ตัวแทนขายให้บริการ
ไม่ดี เป็นต้น เมื่อทีมงานวิเคราะห์ ถึงปัญหาต่างๆ มาเป็นข้อๆ จึงลองหาทางเลือก หรือทางแก้ปัญหาดูว่า ความต้องการนั้น มีทางออกอย่างไรบ้าง มีความจำเป็น ต้องเปลี่ยนซอฟท์แวร์หรือไม่ หรือสามารถหาทางแก้ไขอื่นได้ โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน หรือจัดหาซอฟท์แวร์ใหม่ เพราะต้องคำนึงเอาไว้เสมอว่า การเปลี่ยนซอฟท์แวร์ เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ยุ่งยาก ใช้ทั้งกำลังคน เวลา และกำลังทรัพย์ไม่ใช่น้อย ดังนั้นการเปลี่ยนซอฟท์แวร์ จึงควรพิจารณาถึงความจำเป็น และความคุ้มค่าของการลงทุนเป็นสำคัญ หากเป็นไปได้ ควรมีการประเมินปัญหา ที่องค์กรประสบอยู่ ออกมาเป็นตัวเลข ความเสียหาย เพื่อจะสามารถวิเคราะห์ ถึงความคุ้มค่าในการลงทุน และความสมเหตุสมผล ในการตั้งงบประมาณ

4. Prepare Budget and Time Frame
     เมื่อทีมงาน ได้วิเคราะห์ถึงข้อดีข้อเสีย และความคุ้มค่า ในการใช้ซอฟท์แวร์ เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ และมีข้อสรุปว่า จะต้องเปลี่ยน หรือจัดหาซอฟท์แวร์ใหม่ และได้นำเสนอ Steering Committee แล้ว ควรจะได้ข้อสรุปจาก Steering Committee ถึงงบประมาณการลงทุน อย่างคร่าวๆ และระยะเวลาของแผนงาน เพื่อทีมงานจะได้มั่นใจว่า เมื่อเลือกซอฟท์แวร์ได้แล้ว องค์กรจะมีงบประมาณ จัดซื้อจัดจ้างได้ และมีแผนงานการปฏิบัติงานที่ชัดเจน

5. Hire an Independent Consultant (Optional)
     ในบางองค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ มักมีการว่าจ้างที่ปรึกษา หรือบริษัทรับปรึกษา มาทำการเลือกซอฟท์แวร์ ซึ่งที่ปรึกษาเหล่านี้ โดยเฉพาะในรูปนิติบุคคล มักมีค่าบริการที่ค่อนข้างแพง และมักมีความรู้ความเชี่ยวชาญ ในซอฟท์แวร์แค่
บางตัวเท่านั้น ดังนั้นหากทีมงานคิดว่า ตนไม่มีความรู้ความสามารถเพียงพอ ที่จะรู้ว่าองค์กรต้องการอะไร องค์กรมีปัญหาอะไร
ที่ต้องการแก้ไข หรือต้องการใครสักคนมาเป็น “แพะ” กรณีเลือกซอฟท์แวร์แล้วผิดพลาด ก็นับว่ามีเหตุผลในการจ้างที่ปรึกษา

6. Requirements Listing
     ในขั้นตอนนี้ ทีมงานจะต้องทำการ สรุปความต้องการ หรือ Requirements ขององค์กร จากฝ่ายต่างๆ แผนกต่างๆหรือ
หน่วยงานต่างๆ ว่าต้องการซอฟท์แวร์ที่มีความสามารถ (Features) อะไรบ้าง ออกมาเป็นข้อๆ เช่น ระบบบัญชีต้องการ
ความสามารถ Consolidate ข้ามบริษัท ระบบขายต้องการความสามารถ Multi Currency เป็นต้น ความต้องการด้าน
เทคโนโลยีเป็นอย่างไร เช่น ต้องการ Server เป็น Windows2000หรือ UNIX ใช้ฐานข้อมูลเป็น File Base หรือ Database เป็นต้น

7. RFP (Optional)
     เมื่อสรุปความต้องการได้แล้ว บางองค์กรอาจมีการทำ RFP (Request For Proposal) ที่สรุปความต้องการทั้งหมด เป็น
เอกสารเพื่อเตรียม สำหรับผู้เสนอขายซอฟท์แวร์ (Vendors) ซึ่งใน RFP มักมีการอธิบายถึงองค์กรอย่างคร่าวๆ เพื่อให้ผู้เสนอ
ซอฟท์แวร์ รู้จักองค์กรในบางส่วน และ List รายละเลียด Features ของซอฟท์แวร์ที่ต้องการ รวมถึงคำถามต่างๆ ที่องค์กร
ต้องการทราบจากผู้ขาย เช่น ประวัติบริษัท ข้อเสนอด้านเทคนิค ราคา แผนการ Implement แผนการติดตั้ง แผนการอบรม แผนการบำรุงรักษา เป็นต้น

8. Call Vendors
     จากนั้นจึงหาข้อมูลจากหลายๆแหล่ง เช่นจากโฆษณาตามนิตยสาร สิ่งพิมพ์ หนังสือพิมพ์ อินเตอร์เน็ต หรือจากคู่ค้าที่ใช้ซอฟท์แวร์ต่างๆ เพื่อรวบรวมรายชื่อผู้ขายซอฟท์แวร์ ERP ทั้งหมด ที่คิดว่าจะติดต่อได้ เพื่อแจ้งให้ทราบว่าองค์กรมีความต้องการระบบ ERP และเรียกให้ผู้ขายทั้งหลายมารับ Requirements หรือ RFP เพื่อนำเสนอเป็น Proposal ต่อไป

9. Evaluate Proposal
     เมื่อผู้ขายทั้งหลายมีการเสนอ Proposal ตามเวลานัดหมายแล้ว คณะทำงานก็จะต้องศึกษา Proposal ของผู้ขายรายต่างๆ ว่า เสนอมาตรงกับความต้องการหรือไม่ อย่างไร โดยอาจทำเป็นตารางด้วยโปรแกรม Spreadsheet เปรียบเทียบ เช่น เสนอระบบ
อะไรบ้าง ราคาเท่าไร โดยอาจเปรียบเทียบ เฉพาะประเด็นที่สำคัญๆก่อน เช่นราคา เทคโนโลยี ระบบหลักที่เสนอ ระยะเวลาการ Implement เป็นต้น

10. Eliminate Poor Choices
     เมื่อได้ตารางเปรียบเทียบแล้ว ก็ทำการตัดผู้ขายบางรายที่น่าสนใจน้อยออกไปก่อนโดยค่อยๆตัดไปทีละรายเช่น เสนอราคา
เกินงบประมาณไปมาก จนคิดว่าไม่น่าจะต่อรองราคาได้ หรือ เสนอระบบที่เป็นสาระสำคัญไม่ครบ หรือมีเทคโนโลยีไม่เหมาะสม
กับองค์กร เป็นต้น ขั้นตอนนี้ควรคัดเลือกให้เหลือเพียง 3-5 ราย ตามความเหมาะสม

11. Software Demonstration
     เมื่อเลือกผู้ขายได้ 3-5 รายแล้ว จึงนัดผู้ขายแต่ละราย มาทำการสาธิตซอฟท์แวร์ ให้ทีมงานดู ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญ
มาก ขั้นตอนหนึ่ง เพราะทีมงานจะได้มีโอกาสเห็น ถึงการทำงานของซอฟท์แวร์ และได้มีโอกาสซักถาม ถึงรายละเอียดของ
ซอฟท์แวร์ จากผู้ขายโดยตรง ในการดูการสาธิต ของซอฟท์แวร์แวร์ควรดูไปตาม Flow ของการทำงานจริงขององค์กร เพื่อจะ
ช่วยให้มีความเข้าใจได้ง่าย และสามารถเปรียบเทียบ กับสภาพการทำงานจริง ไม่ควรดูกระโดดข้ามไปข้ามมา ซึ่งหากมีข้อสงสัย
ประการใด ควรจะซักถามผู้สาธิตทันที ถ้าผู้สาธิตตอบได้ไม่ชัดเจน ควรจำลองสถานการณ์ แล้วให้ผู้สาธิตทำให้ดู ไม่ควรแค่ถาม
ว่า ซอฟท์แวร์ทำได้หรือไม่ แต่ควรดูในรายละเอียดลงไปว่า ทำได้อย่างไร ผลการทำงานถูกต้องหรือไม่ วิธีการของซอฟท์แวร์ มีความเป็นไปได้ เมื่อนำมาปฏิบัติงานจริง ซึ่งจะต้องทำทุกวัน หรือเมื่อมีรายการจำนวนมากๆหรือไม่การดูการสาธิตนี้ ไม่ควรจะ
เร่งรัดจนเกินไป เพราะอาจจะตกหล่นในบางรายละเอียด เพราะซอฟท์แวร์ ERP หรือ ซอฟท์แวร์ด้านบัญชีนั้น หากดูคร่าวๆ แล้วจะคล้ายคลึงกันมากๆ จะแตกต่างกัน ก็แต่ความสามารถ ในรายละเอียดปลีกย่อยลงไป หากการสาธิต ไม่สามารถดูได้จบ ภายในวันเดียว อาจจัดให้มีการสาธิตหลายวันได้ ซึ่งเป็นสิทธิของผู้ซื้อ ที่จะขอดูการสาธิต จนกว่าจะเข้าใจหรือมั่นใจ ขณะดู
การสาธิตควรมีการทำ Check List ของซอฟท์แวร์แต่ละราย เพื่อป้องกันการสับสน เมื่อผ่านการดูไปหลายๆราย ซึ่ง Check List นี้ ก็คือ List ของ Features ที่องค์กรต้องการ หรือเป็น List Features ที่ดีๆที่ซอฟท์แวร์บางตัวมีให้และสามารถนำมาใช้
ประโยชน์ได้ หากซอฟท์แวร์ตัวใดที่มี Features มากเกินกว่าที่องค์กร จะมีโอกาสได้ใช้ภายใน 5 ปี ก็ควรสรุปเพิ่มเติม เป็น
หมายเหตุไว้ เพราะการมี Features ที่มากมายเกินไป นอกจาก จะไม่ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงานแล้ว ยังทำให้การ Implement และเรียนรู้ได้ยากตามไปด้วย

12. Software Testing (Optional)
     เมื่อดูการสาธิตของซอฟท์แวร์แล้ว หากต้องการเพิ่มความมั่นใจมากขึ้น อาจขอให้ผู้ขายทำการทดสอบซอฟท์แวร์ ใน
สถานการณ์จำลองจากการทำงานจริง โดยอาจนำข้อมูลขององค์กรย้อนหลัง 15-30 วัน ทดลองป้อนข้อมูลเข้าซอฟท์แวร์
มาตรฐาน เพื่อดูความมีเสถียรภาพ ความเร็ว และความถูกต้องของซอฟท์แวร์ เพราะในขั้นตอนการสาธิต จะไม่สามารถเห็น
ความมีเสถียรภาพ ความเร็วขณะใช้งานจริง และความถูกต้องของรายงานได้ เนื่องจากผู้ขายอาจหลีกเลี่ยงที่จะสาธิตบาง Features หาก Features นั้นทำงานได้ไม่ดีหรือยังมี Bug ได้ซึ่งขั้นตอนการทดสอบนี้ ซอฟท์แวร์บางตัวอาจสามารถ
ทำได้โดยง่าย หากเป็นซอฟท์แวร์ที่สามารถติดตั้ง เรียนรู้และใช้งานได้ง่าย และไม่เป็นภาระมากเกินไปทั้งฝ่ายผู้ซื้อและผู้ขาย แต่ซอฟท์แวร์บางตัวอาจทำได้โดยยาก เพราะมีค่าใช้จ่ายในการอบรมและ Implement ที่สูง นอกเสียจากว่าจะสามารถตกลง
กับผู้ขายได้ ในเรื่องเงื่อนไขและค่าใช้จ่ายในการทดสอบนั้น

13. Visit Vendor
     เมื่อดูรายละเอียดและทดสอบการทำงานของซอฟท์แวร์จนเป็นที่พอใจแล้วแล้ว ควรมีการไปเยี่ยมเยียนสำนักงานของผู้ขาย เพื่อดูว่ามีสภาพการทำงานกันเป็นอย่างไร มีความมั่นคง น่าเชื่อถือ และมีสไตล์การทำงานที่เข้ากับองค์กรของเราได้หรือไม่ เวลาต้องการบริการจะไปตามได้ที่ไหน เป็นต้น หากตอนชมการสาธิตมีการไปชมถึงสถานที่ของผู้ขายแล้ว ก็ควรจะขอชม
สำนักงานและสภาพการทำงานของผู้ขายไปด้วย เพื่อความรวบรัดลดขั้นตอน

14. Call References
     จากนั้นให้ขอรายชื่อลูกค้าเก่า ของผู้ขายแต่ละรายว่ามีที่ไหนใช้บ้าง ชื่อผู้รับผิดชอบ และเบอร์โทรศัพท์เพื่อติดต่อ โดย
เฉพาะที่มีรูปแบบธุรกิจคล้ายคลึง กับองค์กรของเรา เมื่อโทรไปซักถาม ควรถามว่าใช้ซอฟท์แวร์อะไรจากผู้ขายชื่ออะไร การใช้งานเป็นอย่างไร การบริการเป็นอย่างไร แต่อย่าลืมว่า ข้อมูลที่ได้รับอาจจะจริงหรือไม่จริงก็ได้ เพราะผู้ที่เราสนทนา
ด้วยไม่ได้รู้จักเราเป็นการส่วนตัว และเขาอาจมีเหตุผลบางอย่างที่จะไม่พูดความจริงทั้งหมดก็ได้ ดังนั้นทีมงานควรใช้วิจารณญาณ แยกแยะเองว่า ผู้ขายบริการดีหรือไม่ดี ซอฟท์แวร์ใช้ได้หรือไม่ได้ จริงหรือไม่ เพราะหากใช้ไม่ได้ควรสอบถามว่าไม่ได้เพราะอะไร แล้วจึงตรวจสอบกับข้อมูลของเราเอง ที่ได้รับทราบตอนชมการสาธิต และการทดสอบอีกครั้งว่าเป็นความจริงหรือไม่ หากไม่แน่ใจก็ควรมีการตรวจสอบกับทางผู้ขายอีกครั้ง ส่วนการบริการหากบอกว่าไม่ดี ควรถามสอบถามว่าไม่ดีอย่างไร
เพราะในทางธุรกิจ คำว่า “บริการดี” เป็นคำพูดเชิงคุณภาพที่ต้องมีต้นทุนแฝงอยู่เสมอ พึงพิจารณาว่า “สิ่งที่ได้รับ” กับ
“เงินที่จ่าย” สมเหตุสมผลกันหรือไม่มากกว่า เพราะการลงทุนระดับหมื่นจะให้มีบริการดีเทียบเท่าระดับล้านย่อมเป็นไปไม่ได้

15. Negotiation
     ขั้นตอนการเจรจาต่อรองเป็นขั้นตอนหลังจากที่ได้ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสิน ใจด้านต่างๆ ครบถ้วนแล้ว จากนั้นจึงนำ
ข้อมูลที่ได้มาทำการวิเคราะห์ ให้คะแนน ถ่วงน้ำหนักในประเด็นต่างๆ ที่องค์กรให้ความสำคัญสูงสุดและรองลงไป เช่นให้น้ำหนัก Features ของซอฟท์แวร์ 50% ราคา 30% การบริการ 10% แผนการ Implement 10% เป็นต้น แล้วจึงเรียงลำดับผู้ขายที่ได้
คะแนนรวมจากสูงสุดไปต่ำสุด เมื่อได้ชื่อของผู้ขายที่คิดว่า น่าสนใจที่สุด 3 อันดับแรก หากได้คะแนนใกล้เคียงกันมากควรเรียก
ทั้ง 3 รายมาเจารจาต่อรองเพื่อหาข้อเสนอที่คิดว่าดีที่สุด เป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุดแล้วจึงนำเสนอ Steering Committee เพื่อตัดสินใจขั้นสุดท้ายอีกครั้ง แต่หากผู้เสนออันดับที่ 1 มีคะแนนนำอันดับ 2 และ 3 สูงมาก ก็ควรเจรจากับผู้ขายอันดับที่ 1
เพียงรายเดียว หากข้อเสนอต่างๆสามารถที่จะตกลงกันได้ ก็ไม่ควรเลือกอันดับรองลงไปมาเจรจาอีก เพราะนอกจากจะเป็น การ
เสียเวลาแล้ว ผู้ขายอันดับที่สอง เมื่อรู้ตัวว่ามีคะแนนห่างจากอันดับแรกมาก อาจต้องการชักใบให้เรือเสีย แกล้งเสนอตัดราคา
และเงื่อนไขที่จูงใจมากๆเพื่อดึงดูดใจคณะทำงานให้หันมา พิจารณา ทั้งๆที่คะแนนโดยรวมแล้วสู้ไม่ได้ และด้วยข้อเสนอที่จูงใจ
เกินไป อาจเป็นไปได้ยากที่ผู้ขายรายนั้นจะทำโครงการให้ได้ดี เนื่องจากต้องไปลดต้นทุน การบริการในภายหลัง ซึ่งท้ายที่สุด
ผู้ซื้อจะได้รับผลกระทบจากการลดราคามากเกินไปอยู่ดี

16. Make Decision
     เมื่อทีมงาน นำเสนอทางเลือกต่างๆ เข้าสู่ที่ประชุม Steering Committee เพื่อพิจารณาตัดสินใจในขั้นสุดท้าย หากได้รับ
ความเห็นชอบก็ดำเนินการเตรียมสัญญาเพื่อจัดซื้อจัดจ้างต่อไป แต่หากมีบางประเด็นที่ต้องทบทวน ก็อาจต้องเรียกผู้ขายเข้า
มาเพื่อชี้แจงหรือเจรจาต่อรองกันใหม่ จนกว่าจะได้ข้อสรุปเป็นที่พอใจกันทั้ง 2 ฝ่าย

17. Review Contract
     เมื่อได้ข้อสรุปข้อเสนอต่างๆจากผู้ชนะการคัดเลือกแล้ว หากมูลค่าการลงทุนเป็นมูลค่าที่ค่อนข้างสูงหรือมีรายละเอียดข้อตกลง
ปลีกย่อย ค่อนข้างมาก ควรมีการทำสัญญาการซื้อขาย หรือสัญญาว่าจ้างไว้เป็นหลักฐาน เพื่อป้องกันกรณีเกิดความเข้าใจ
ไม่ตรงกันในภายหลัง และจะได้เป็นกรอบ กติกาและบรรทัดฐานในการทำงานต่อไปหลังจากที่ได้ตกลงซื้อขายกันเรียบร้อยแล้ว

     การพิจารณาเลือกซื้อซอฟท์แวร์ ERP หรือ Accounting Software หากทำตามแนวทาง 17 ขั้นตอนดังกล่าวแล้วอาจมีข้อเสีย
คือ มีขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาอยู่บ้าง ซึ่งองค์กรควรจะมีแผนงานที่ชัดเจนและมีการเตรียมการไว้ล่วงหน้า ว่าจะใช้เวลาไปกับ 17 ขั้นตอนนี้นานเท่าใด ซึ่งโดยปกติ ควรอยู่ในระดับ 1-4 เดือนเป็นอย่างน้อย แต่การทำงานอย่างมีขั้นตอนนี้จะมีข้อดีคือ จะทำให้
องค์กรได้ซอฟท์แวร์ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด ลดความเสี่ยงจากการซื้อมาแล้วแล้วใช้ไม่ได้ นอกจากนั้นการทำงาน
ในรูปแบบของทีมงานหรือคณะบุคคล ยังเป็นการระดมความคิด เปิดโอกาสให้แค่ละคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และลดโอกาส
ในการทุจริตประพฤติมิชอบอีกด้วย

     นอกจากนั้นยังช่วยให้ขั้นตอนการ Implement มีความราบรื่นมากขึ้น เพราะสุดท้ายแล้วทีมงานการคัดเลือกมักจะเป็นทีมงาน
เดียวกับทีมงานการ Implement ด้วย หากทีมงาน Implement ได้รับรู้รับทราบและยอมรับในการเปลี่ยนแปลงซอฟท์แวร์มา
โดยตลอดและมีส่วนร่วม ในการคัดเลือกนั้นด้วย นอกจากจะไม่ก่อให้เกิดการต่อต้านแล้วกลับจะได้รับความร่วมมืออย่างเต็มที่ใน ขั้นตอนการ Implement แต่หากทีมงาน Implement ไม่ได้รับรู้รับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงระบบซอฟท์แวร์มาก่อนเลย และการ
เปลี่ยนซอฟท์แวร์เกิดจากอำนาจการตัดสินใจของผู้บริหารแต่เพียงฝ่าย เดียว สุดท้ายอาจเกิดการรวมหัวกันต่อต้าน ไม่ยอมรับ ไม่ให้ความร่วมมือ ทำให้การ Implement เป็นไปด้วยความยากลำบาก และล้มเหลวได้ในที่สุด